Zwischen Einkauf, HR und 90.000 Abrechnungen

Gerd Niessner ist seit 1998 für das Travel Management bei Würth verantwortlich – zunächst für die Adolf Würth GmbH & Co. KG als größte Einzelgesellschaft, mittlerweile aber auch für zahlreiche weitere der 400 Konzerngesellschaften. Heute leitet der 56-Jährige bei Würth Shared Services die Bereiche Travel und Expense, sein Arbeitsfeld erstreckt sich von Online-Buchungstools über Konditionsverträge bis zu Reisekostenprozessen. Er und seine beiden Teams betreuen über 100 Kunden in 60 Gesellschaften. Rund 30.000 Reisebuchungen und circa 90.000 Abrechnungen laufen in zwölf Monaten bei ihm und seinen Mitarbeitenden auf.

Warum Perspektivwechsel im Travel Management zählt

Herr Niessner, Sie nennen bei LinkedIn Geschäftsreisen als einen Ihrer Skills. Was wissen Sie über Businesstrips, was viele unterschätzen?

Gerd Niessner: Ich weiß, dass Geschäftsreisen ein psychologisches Thema sind. Wir sind ein sehr reiseintensives Unternehmen, ein Direktvertriebsunternehmen mit vielen Mitarbeitenden, die persönlichen Kundenkontakt suchen.

Wann wird dieses Thema psychologisch?

Niessner: Unser Credo ist: Wir gestalten Bedingungen für unsere internen Kunden, die reisenden Mitarbeitenden. Unser Gründer Professor Reinhold Würth sagt: „Wir sind bei den Kunden angestellt.“ Und so fragen wir uns täglich, was Mitarbeitende benötigen, damit sie sich bei Reisen auf ihr Kerngeschäft fokussieren können. Die Psychologie liegt hier in der Kunst des Perspektivwechsels: Was braucht die andere Person?

Wann merken Sie im Alltag, dass das nicht funktioniert?

Niessner: Zum Beispiel, wenn eine Hotelbuchung nicht so läuft wie geplant. Oder ein Mitarbeiter brauchte dringend einen Mietwagen, weil sein Firmenfahrzeug getauscht wurde. Die Zustellung des Autos klappte nicht. Wir sind dann seine Service-Hotline.

Die Aufgaben eines Travel Managers

Wer Travel Manager werden möchte, denkt vermutlich zuerst ans Reisen. Warum gehört der Einkauf genauso zum Beruf?

Niessner: Travel Management in einer Firma zu verorten – das ist fast nicht möglich. Wir sind rein organisatorisch Teil des Finanz- und Rechnungswesens. Es geht um den Einkauf von Reiseleistungen, ja, aber auch um das Personalwesen. Schließlich haben Sie mit der IT zu tun und mit Compliance.

Dazu kommen Vertragshandlungen mit Leistungsträgern. Welche Faktoren sind dabei entscheidend?

Niessner: Ein wichtiger Teil meiner Arbeit: Wie ist denn unser Bedarf? Mit wem könnten wir warum zusammenarbeiten? Ist der Anbieter dort, wo wir ihn benötigen? Ist er breit aufgestellt? Funktioniert seine Rechnungsstellung sauber? Ich verhandle mit Hotelketten, mit Mietwagengesellschaften, mit den Airlines – das übliche Einkauf-Einmaleins: Wie groß ist mein Handlungsspielraum? Wie groß ist mein Bedarf? Welches Potenzial habe ich? Ich mag solche Verhandlungen.

Was sollte ich als guter Travel Manager außerdem beherrschen?

Niessner: Sie sollten kontaktfreudig sein. Reisen zu managen ist eben Psychologie. Reisen hat immer etwas Persönliches. Und Sie werden mit unterschiedlichen Menschentypen zu tun haben. Wertschätzende und offene Kommunikation ist da immer wichtig – nicht hinter E-Mails verstecken! Dazu die Fähigkeit, die Bedürfnisse des Gegenübers zu verstehen. Zudem: Seien Sie klar. Sie müssen ja auch Regularien vertreten.

Gerd Niessners 30 Jahre Travel Management bei Würth

Wie sind Sie bei Würth zum Travel Management gekommen?

Niessner: Ich bin als Quereinsteiger reingeschlittert. Ich bin Diplom-Volkswirt, hatte ein Einstiegsgespräch, da wurde „Controlling Reisekosten“ ausgeschrieben. „Reisen wird immer wichtiger, wir wollen da was aufbauen“, hieß es damals. „Trauen Sie sich das zu?“ Was sagt man dann? Natürlich: Ja, kein Thema. Ein paar Tage später fing ich an – mit zwei roten Kisten, darin Ordner und Schnellheftermappen. „Nehmen Sie die, machen Sie mal.“

Welche Aufgabe aus dem Jahr 1998 gibt es heute nicht mehr in Ihrem Arbeitsalltag?

Niessner: Die Aufgaben sind die gleichen. Die Arbeitsmittel aber haben sich massiv geändert. Damals Papier, heute digitale Plattformen. Meine Teams managen rund 30.000 Reisebuchungen und circa 90.000 Abrechnungen pro Jahr. Das würde auf Papier nicht funktionieren.

Und wie funktioniert das heute digital?

Niessner: Über eine Online-Booking-Engine (OBE), eine Art Amazon für Reisen. Das zentrale Tool, das 24/7 für unsere Mitarbeitenden zur Verfügung steht. Mit einem Warenkorb für alle Bausteine ihrer Reise: Flug, Mietwagen, Hotelbuchung. Alle zu Konditionen unserer Kooperationspartner, ebenfalls 24/7 verfügbare digitale Zahlungs- und Verarbeitungsprozesse inklusive einer Reiserichtlinie

Können Sie ein Beispiel nennen?

Niessner: Bei den mehr als 60 Gesellschaften, die wir mittlerweile innerhalb der Würth-Gruppe betreuen, braucht es entsprechende Regelungen. Zum Beispiel, was gehört in eine Reisekostenabrechnung?

Welche Themen kamen vor allem in den letzten Jahren hinzu?

Niessner: Zum Beispiel A1-EU-Meldepflichten.

Das ist ein zwingender Nachweis für berufsbedingte Aufenthalte im EU-Ausland. Sie bestätigt, dass jemand im Heimatland sozialversichert ist und die geltenden Mindestarbeitsbedingungen des Ziellandes während der Entsendung eingehalten werden. Weshalb spielt die A1-Bescheinigung in Ihrem Arbeitsalltag eine so große Rolle?

Niessner: Das wurde ein Thema, weil wir grenzüberschreitende europäische Reisen haben. Die Bescheinigung ist wichtig, aber zeitintensiv und für Unternehmen in der Praxis durchaus bürokratisch. Da haben wir einen Prozess aufgebaut, um das sauber einzutüten, auch die Leute einzufangen. Ich kann es nur bearbeiten, wenn ich auch weiß, wohin die Leute reisen. Und es ist relevant für das Thema Workation. Wenn ich neue Mitarbeitende suche, frage ich mich: Mit was kann ich mich als Arbeitgeber attraktiver darstellen? Und da kann Workation ein Argument sein.

Was lieben Sie an Ihrem Job?

Niessner: Austausch mit Menschen, Lust an der Herausforderung und Perspektivwechsel. Ich mag das Neue, bin immer neugierig: Was passiert hinter dem nächsten Berg? Mir macht es unheimlich viel Spaß, wenn ich mir zu einer Neuerung einen neuen Prozess auf einem Papier überlege. Und irgendwann drückt jemand einen Knopf – und dann funktioniert es.

Gab es einen Moment, in dem Sie Ihren Job besonders wertschätzten?

Niessner: Viele. Aber einer war besonders schön: Eines Tages hatte ich die überraschende Gelegenheit, bei einer Konzernführung hier in Künzelsau Professor Reinhold Würth unsere Tools vorzustellen: die digitale Reisekostenabrechnung und das Buchungstool. Ich habe ihm im Schnelldurchlauf gezeigt, wie er einen Beleg fotografiert und hochlädt. Als er ging, hat er gesagt: „Toll, was ihr für Sachen macht.“ Mehr Lob kann man nicht bekommen.

Was war Ihre größte Herausforderung in 28 Jahren?

Niessner: Wie gehen wir mit der Corona-Situation um? Von heute auf morgen ist alles zusammengebrochen. Wir fragten uns: Werden wir künftig nur noch digital reisen? Ist das Thema Reisen beendet? Heute wissen wir: nein. Aber damals half uns die Größe des Unternehmens. Mein Team und ich haben zu dieser Zeit in anderen Abteilungen mitgearbeitet. Im Kundensupport, im Vertrieb. Ich zum Beispiel habe mich mit dem Thema Gewerbesteuer auseinandergesetzt.

Welcher Trend beeinflusst Ihre kommenden Arbeitstage?

Niessner: KI. Stellen Sie sich eine Reisekostenabrechnung im Nachgang vor. Sie haben Belege, die Sie verauslagt haben, die möchten Sie jetzt gegenüber der Firma abrechnen. Aktuell ist es so: Sie müssen diese Belege im System den richtigen Kategorien zuordnen. Das ist sehr fehleranfällig oder ungenau. Wir entwickeln aktuell eine Software, die mit OCR und KI-Modulen Belege erkennt und richtig zuordnet sowie die Möglichkeit schafft, stärker automatisiert zu arbeiten. Das wird uns voraussichtlich einen Produktivitätsschub geben.

Worauf sind Sie nach knapp 30 Jahren stolz?

Niessner: In meinem Vorstellungsgespräch 1998 sagte der Finanzleiter: „Wenn künftig jemand in der Firma an Reisekosten denkt – dann muss sofort Ihr Name fallen.“ Heute sagen mir viele Kolleginnen und Kollegen: „Hach, dich kennt ja auch jeder.“ Das ist eine sehr schöne Bestätigung.