So lässt sich KI-Betrug im Reisekostenmanagement stoppen

Generative KI und Bildgenerierungssoftware haben die Missbrauchsmöglichkeiten bei der Abrechnung von Reisekosten grundlegend verändert. Ob doppelt eingereichte Quittungen, richtlinienwidrige Ausgaben oder komplett gefälschte Belege: Die Betrugsmaschen werden vielfältiger, das Prüfen und Erkennen anspruchsvoller.

Reisekostenbetrug wird oft unterschätzt

Vielen Unternehmen ist das Ausmaß nicht bewusst. Fehlende Dateneinsicht und lückenhafte Analysen sorgen dafür, dass der Betrug verborgen bleibt. Doch laut Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) gingen im vergangenen Jahr 14 Prozent der Fälle in Westeuropa auf erstattete Ausgaben zurück.

Laut der aktuellen Global Business Travel Survey vermuten 20 Prozent der deutschen Geschäftsreisenden und 30 Prozent der deutschen Geschäftsreiseverantwortlichen, dass in ihrem Unternehmen bereits durch KI gefälschte Belege eingereicht werden. Doch selbst wer das Problem mit dem Betrug erkennt, weiß oft nicht, welche Maßnahmen wirklich greifen.

Die falsche Abrechnung von Reisekosten lässt sich eindämmen, indem Unternehmen zweierlei kombinieren: Maßnahmen, die Fehler von vornherein verhindern, und Prozesse, die sie zuverlässig erkennen. Fehler in den Reisekostenabrechnungen deuten nicht direkt auf Betrug hin. Auch unbewusste Fehlangaben von Mitarbeitenden verursachen finanziellen Schaden, ohne betrügerische Absicht. Die folgenden Ansätze haben sich in beiden Fällen bewährt.

Regelungslücken in Reiserichtlinien schließen

Je klarer und aktueller die Vorgaben, desto seltener entstehen Fehler. Außerdem bleibt so weniger Raum für bewusste Falschangaben oder unterschiedliche Auslegungen. Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob ihre Reiserichtlinien typische Grauzonen noch ausreichend abdecken.

Ein Beispiel sind Bleisure-Reisen. Dabei verlängern Dienstreisende ihren beruflichen Aufenthalt privat. Damit das steuerlich sauber bleibt, braucht es eine klare Abgrenzung zwischen geschäftlichen und privaten Reisekosten. Ebenso muss geregelt sein, ob und in welchem Umfang der Arbeitgeber Kosten übernimmt. Auch andere Entwicklungen verlangen regelmäßige Anpassungen, zum Beispiel:

• Nachhaltigkeitsvorgaben für Reisen,
• neue Mobilitätsangebote wie E-Scooter oder Carsharing am Zielort sowie
• geänderte steuerliche Rahmenbedingungen.

Wer seine Richtlinien regelmäßig prüft, hält sie praxisnah und schließt Lücken. So werden Fehler oder unzulässige Abrechnungen vermieden.

Informationen transparent bereitstellen

Klare Kommunikation senkt die Fehlerquote. Laut ACFE geben Mitarbeitende, die ein Sensibilisierungstraining erhalten haben, mehr als doppelt so häufig Hinweise auf Unregelmäßigkeiten.

Viele Abrechnungsfehler entstehen schlicht aus Unwissenheit. Mitarbeitende wissen nicht genau, welche Reisekosten erstattungsfähig sind, welche Belege sie einreichen müssen oder wie sie mit Grenzfällen umgehen. Drei Hebel helfen:

1. Schulungen mit praxisnahen Beispielen
2. verständliche Informationsmaterialien bei Richtlinienänderungen
3. ein gezieltes Onboarding neuer Mitarbeitender

Dabei lernen Mitarbeitende auch, typische Anzeichen gefälschter Belege zu erkennen, etwa ungewöhnliche Schriftarten, fehlerhafte Steuerberechnungen oder inkonsistente Formatierungen. So entsteht ein Bewusstsein für manipulierte oder KI-generierte Belege, ohne Mitarbeitende unter Generalverdacht zu stellen. Unternehmen signalisieren zugleich, dass sie Compliance ernst nehmen, gefälschte Belege erkennen können und bei Verstößen konsequente Maßnahmen ergreifen.

Ausgaben auf Dienstreisen digital erfassen

Wo Belege manuell erfasst werden, entstehen Fehler. Ob Tippfehler, falsch übertragene Beträge oder unleserliche Papierquittungen – all das produziert Abweichungen, die sich digital vermeiden lassen. Ein digitales Onlinebuchungs- und Abrechnungstool integriert Buchungsoptionen, Firmenkreditkarten und elektronische Belege.

Erfassen Mitarbeitende ihre Belege auf dem Smartphone oder buchen und zahlen sie direkt per App, können Daten automatisch in eine digitale Reisekostenabrechnung überführt werden. Reisebuchungen und Ausgaben werden dadurch in Echtzeit abgeglichen. Budgets bleiben steuerbar. Auffällige Beträge, doppelte Posten oder wiederkehrende Betrugsmaschen fallen früher auf. So sinkt nicht nur die Fehlerquote, sondern auch der Aufwand für Reisende und Travel Manager.

Prüfprozesse mit KI effizienter gestalten

Eine KI-basierte Audit-Lösung kann eine Reisekostenabrechnung in kürzester Zeit prüfen. Gerade die Mustererkennung ist ein großer Vorteil im Vergleich zu einer händischen Prüfung. Laut dem CFO Insights Report 2026 von SAP Concur sehen 73 Prozent der Finanzverantwortlichen in KI bereits einen entscheidenden Faktor, um die Mitarbeiterproduktivität zu steigern – zum Beispiel, indem KI wiederkehrende Aufgaben automatisiert und spürbar entlastet.

Lösungen wie Concur Detect by Oversight prüfen eingereichte Belege automatisch. Sie gleichen die Daten mit der Abrechnung und den Unternehmensrichtlinien ab, analysieren Metadaten wie Ort und Zeit und erkennen Kostenmuster, die auf Unregelmäßigkeiten hindeuten. So ist sichergestellt, dass Beleg- und Abrechnungsdaten übereinstimmen und nur tatsächlich angefallene Kosten verrechnet werden. Finanzteams verbringen dadurch weniger Zeit mit Routineprüfungen und mehr Zeit mit kritischen Fällen.

Technologie allein reicht nicht

Auch wenn leistungsfähige Software gefälschte Belege erkennen kann, entsteht wirksame Compliance erst im Zusammenspiel mit klaren Richtlinien, verlässlichen Abläufen und einer offenen Unternehmenskultur. Die vier Maßnahmen greifen ineinander:

• Aktuelle Richtlinien schaffen die Grundlage.
• Transparente Kommunikation sorgt für Verständnis.
• Digitale Prozesse reduzieren Fehler.
• KI erkennt, was dem menschlichen Auge verborgen bleibt.

Das Ziel ist ein Abrechnungsprozess, der für alle Beteiligten funktioniert: verlässlich, effizient und fair. Ramona Gamm

Über die Autorin

Ramona Gamm ist seit über zehn Jahren bei SAP Concur und beschäftigt sich tagtäglich mit den Marktanforderungen und Trends im Geschäftsreiseumfeld. In ihrer Rolle als Expertin für digitale Geschäftsreiselösungen und Unternehmensmobilität begleitet sie als Senior Product Marketing Managerin die Einführung neuer SAP-Concur-Lösungen in Mittel- und Osteuropa.

 www.concur.de