5 KI-Entwicklungen für das Geschäftsreisemanagement 2026

Künstliche Intelligenz (KI) verändert zunehmend Abläufe im Geschäftsreisemanagement. Eine Analyse von Sap Concur benennt fünf Entwicklungen, die für das Jahr 2026 relevant sind und zeigt organisatorische Anforderungen sowie Grenzen beim Einsatz auf.

1. Welche Rolle spielt Automatisierung im Geschäftsreisemanagement?

Ein zentrales Handlungsfeld ist die Automatisierung von Buchung und Planung. KI-Systeme können Hotels auf Basis von Nutzerpräferenzen vorschlagen, Reiserouten in Echtzeit anpassen und bei Störungen Alternativen bereitstellen. Auch Informationen zu Sicherheitsrisiken lassen sich integrieren und unterstützen die Fürsorgepflicht von Unternehmen.

Voraussetzung ist laut Analyse die Einbindung in bestehende Prozesse. Nur durch Integration in bestehende Abläufe lassen sich Effizienzgewinne realisieren.

2. Warum bleibt die Skepsis gegenüber KI bestehen?

Vorbehalte gegenüber KI sind weiterhin verbreitet. 66 Prozent der befragten deutschen Travel Manager gehen davon aus, dass KI für das Fälschen von Belegen genutzt wird. Unter Geschäftsreisenden in der DACH-Region liegt dieser Wert bei 51 Prozent.

Gleichzeitig kann KI helfen, Manipulationen zu erkennen, indem sie Auffälligkeiten in Abrechnungen identifiziert. Entscheidend für die Akzeptanz sind transparente Kommunikation sowie nachvollziehbare Datenschutz- und Kontrollmechanismen.

3. Wie wichtig ist Weiterbildung im Umgang mit KI?

Ein weiterer Faktor ist die Qualifizierung der Mitarbeitenden. 85 Prozent der befragten Geschäftsreisenden im DACH-Raum fühlen sich im Umgang mit KI unsicher.

Die Analyse empfiehlt eine Lernkultur, in der Mitarbeitende KI-Ergebnisse hinterfragen und Anwendungsfälle bewerten. Ein „Failure-Forward"-Ansatz kann Hemmschwellen reduzieren. Führungskräfte sollen diesen Prozess aktiv begleiten.

4. Wie wird KI in bestehende Systeme integriert?

Technisch zeigt sich eine stärkere Einbettung von KI-Funktionen in bestehende Software-Umgebungen. Anwendungen wie Microsoft Teams oder Slack ermöglichen es, Buchungen und Abrechnungen direkt innerhalb der Plattform durchzuführen.

Genannt wird auch der KI-Assistent Joule für Sap-Anwendungen. Voraussetzung bleibt eine funktionierende Datenanbindung zwischen Reiseplanung, Abrechnung und Personalsystemen.

5. Warum ist die Priorisierung von KI-Projekten entscheidend?

Die Analyse warnt vor einer parallelen Umsetzung zahlreicher Projekte. Stattdessen wird geraten, zunächst auf sogenannte Quick Wins zu setzen – etwa automatisierte Spesenprozesse, regelbasierte Kontrollen oder Auswertungen zu Kostenstrukturen.

Solche Maßnahmen ließen sich mit überschaubarem Aufwand realisieren und lieferten schnell messbare Ergebnisse. Zudem wird betont, dass nicht jede Optimierung den Einsatz von KI erfordert.

Einordnung der Analyse aus Anbieterperspektive

Ramona Gamm, Senior Product Marketing Managerin Mee bei Sap Concur, erklärt: „KI wird 2026 Teil des gewohnten Arbeitsumfelds. Entscheidend bei der KI-Transformation ist es, ganze Prozesse in den Blick zu nehmen und gezielt zu priorisieren. Gleichzeitig braucht es Rückhalt in der Belegschaft durch Vertrauen und eine offene Lernkultur."

Die Analyse stammt von SAP Concur, einem Anbieter von Geschäftsreise- und Spesenmanagement-Software und ordnet KI-Entwicklungen aus dieser Perspektive ein. Die benannten Trends decken sich teilweise mit allgemeinen Beobachtungen zur KI-Integration in Unternehmensprozessen: Automatisierung von Routinetätigkeiten, Akzeptanzprobleme bei Mitarbeitenden und die Notwendigkeit strategischer Fokussierung sind branchenübergreifende Themen.

Für Travel Manager ergeben sich daraus konkrete Fragen:

• Welche Prozesse im eigenen Unternehmen eignen sich für Automatisierung?
• Wie lässt sich Vertrauen in neue Technologien aufbauen?
• Und wie können begrenzte Ressourcen so eingesetzt werden, dass schnell Erfolge sichtbar werden?

Die Antworten werden je nach Unternehmensgröße, IT-Infrastruktur und Reisevolumen unterschiedlich ausfallen. Die Analyse bietet dafür Orientierungspunkte – aus Sicht eines Anbieters, der selbst KI-basierte Lösungen entwickelt. (ds)