Workation und Geschäftsreise: Unterschiede einfach erklärt
Workations liegen im Trend, doch ab wann gilt der Auslandsaufenthalt als Geschäftsreise? Was Unternehmen rechtlich und organisatorisch wissen müssen.
Workations liegen im Trend, doch ab wann gilt der Auslandsaufenthalt als Geschäftsreise? Was Unternehmen rechtlich und organisatorisch wissen müssen.
Tagsüber arbeiten, zum Feierabend an den Strand und am Wochenende Sightseeing: Für viele ist das der Traum vom flexiblen Arbeiten. Eine Umfrage des Instituts der Deutschen Wirtschaft hat ergeben, dass 15 Prozent der deutschen Unternehmen ihren Beschäftigten Workations anbieten. Bei Unternehmen mit mobil beschäftigten Mitarbeitern sind es knapp 21 Prozent.
Was aber in der Theorie so einfach scheint, ist in der Praxis für Unternehmen ein komplexes Thema und eine Frage, die immer wieder aufkommt, ist: Ist eine Workation eigentlich eine Geschäftsreise?
Um Geschäftsreise und Workation zu unterscheiden, geht es um Themen wie die steuerliche Behandlung, Sozialversicherungspflichten, Arbeitsschutz sowie die Reisekostenerstattung. Auch das Haftungsrisiko des Unternehmens hängt davon ab, wie die Tätigkeit rechtlich eingeordnet wird. Für Travel Manager und die Geschäftsreiseverantwortlichen eines Unternehmens empfiehlt es sich, klare Regelungen für Workations zu schaffen, um sie aus der rechtlichen Grauzone zu holen und Probleme zu vermeiden.
Während eine Geschäftsreise durch einen betrieblichen Zweck am Zielort definiert ist, ist der Hintergrund einer Workation privater Natur. Die Arbeit wird bei einer Workation lediglich mitgenommen und von woanders aus erledigt.
In den meisten Fällen ist eine Workation daher keine Geschäftsreise und fällt auch nicht unter die betrieblichen Regelungen für Geschäftsreisen. Eine reine Workation wird auch nicht über die sonst geltenden Reisekostenrichtlinien abgewickelt – die Kosten werden in der Regel privat getragen. Letztlich entscheidet aber der Einzelfall, insbesondere wenn Dienstreise und Workation kombiniert werden.
In den meisten Fällen ist eine A1-Bescheinigung erforderlich, auch wenn die sozialversicherungsrechtliche Situation im Einzelfall geprüft werden sollte und von den genauen Umständen des Auslandsaufenthalts abhängt.
Für klassische Dienstreisen ist die A1-Bescheinigung schon lange verpflichtend. Bei Workations ist sie grundsätzlich ebenfalls verpflichtend mitzuführen, wird aber in der Praxis oft vergessen, da die Reise privat gebucht wird. Sobald Arbeitnehmer im Ausland für ein deutsches Unternehmen arbeiten, liegt aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht eine Entsendung oder vorübergehende Auslandstätigkeit vor. Wer kontrolliert wird und das A1-Dokument nicht vorlegen kann, muss mit Bußgeldern rechnen, die zulasten des Arbeitgebers gehen.
Spätestens wenn die ersten Workation-Anfragen im Unternehmen eingehen, sollte ein klarer Genehmigungsprozess festgelegt werden. Sobald eine Workation im EU- oder EWR-Ausland genehmigt wird, sollte zum Beispiel ein elektronischer Antrag bei der zuständigen Krankenkasse oder dem Sozialversicherungsträger gestellt werden. Am besten erfolgt die Antragsstellung zwei bis vier Wochen vor der Workation, um sicherzugehen, dass die Bescheinigung rechtzeitig ankommt.
Soll die Workation außerhalb eines EU- oder EWR-Mitgliedsstaates stattfinden, so gilt die Pflicht zur A1-Bescheinigung nicht. Für Drittstaaten empfiehlt sich, eine individuelle Bescheinigung aufzusetzen. Welcher Nachweis genau benötigt wird, hängt davon ab, welches Abkommen mit dem jeweiligen Land besteht, und kann ebenfalls bei der Krankenkasse oder Rentenversicherung beantragt werden.
Neben der Sozialversicherung spielt bei Workations auch das Steuerrecht eine wichtige Rolle. Wer dauerhaft oder über einen bestimmten Zeitraum hinaus aus dem Ausland arbeitet, wird dort möglicherweise unbeabsichtigt steuerpflichtig oder löst aus Unternehmenssicht eine Betriebsstätte des Arbeitgebers aus.
Relevant ist die Zeit, die jemand in einem anderen Staat verbringt: Aufenthalte von bis zu 183 Tagen im Kalenderjahr sind in vielen Ländern unproblematisch, zumindest was die persönliche Steuerpflicht des Mitarbeiters angeht. Die 183-Tage-Regel entscheidet jedoch nicht allein über die Steuerpflicht und die Regelungen des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens müssen berücksichtigt werden.
Was das Risiko einer Betriebsstätte angeht, kann die zeitliche Schwelle schon früher erreicht sein. Je länger jemand im Ausland bleibt und je nach Grad der Tätigkeit steigt das Risiko. Wenn jemand regelmäßig geschäftsrelevante Entscheidungen trifft, kann das im Einzelfall ein Indiz für das Vorliegen einer steuerlichen Betriebsstätte sein. Mit einer frühzeitigen steuerlichen Prüfung durch die Steuerabteilung des Unternehmens oder durch externe Steuerberater lassen sich unangenehme Überraschungen für die Unternehmensseite vermeiden.
Eine Geschäftsreise oder Workation klar voneinander abzugrenzen, ist essenziell. Travel Manager sollten diese Kriterien kennen:
Klassische Geschäftsreise:
Workation:
In der Praxis kann es zur Kombination aus Geschäftsreise und Workation kommen, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter eine zweitägige Dienstreise nach Rom mit anschließenden drei Tagen Workation kombiniert. Dabei sollte genau aufgeschlüsselt werden, welche Tage welchem Status unterliegen, damit steuerlich und sozialversicherungsrechtlich alles geklärt ist.
Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern Workations an und benötigen dann eine Policy, die alle wesentlichen Fragen beantwortet und keinen Raum für Grauzonen lässt. In einer Workation-Policy sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
Bleiben Sie rechtlich auf der sicheren Seite – mit aktuellen Infos und klaren Handlungsempfehlungen.
