Welche Reisekosten können Arbeitnehmer bei Dienstreisen steuerlich absetzen? Ein Überblick über Reisekosten-Pauschalen, Erstattungspflichten und steuerliche Spielräume für Arbeitnehmer.
Reisekosten bei Dienstreisen summieren sich schnell. Eine klare Reisekostenrichtlinie sorgt für Ordnung bei der Erstattung.
Ob Fahrten zu Kunden, Messebesuche oder Konferenzbesuche: Wer regelmäßig auf Dienstreise ist, muss sich mit Themen wie Fahrtkosten, Übernachtung sowie Verpflegung beschäftigen. Die Ausgaben dafür summieren sich schnell. Was viele nicht wissen: Reisekosten, die vom Arbeitgeber nicht oder nur teilweise erstattet werden, können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Dabei gibt es Unterschiede, welche Reisekosten genau anerkannt werden, welche Reisekosten-Pauschalen gelten, was der Arbeitgeber verpflichtend erstatten muss und was nicht.
Reisekosten können steuerlich und arbeitsrechtlich in vier Kategorien eingeteilt werden:
Um Fahrtkosten für eine Dienstreise abzurechnen, müssen Arbeitnehmer Belege sammeln. Für tatsächlich entstandene Kosten müssen also Tickets oder Buchungsbestätigungen vorgelegt werden.
Wer mit dem eigenen Pkw zum Dienstreiseziel fährt, kann eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer geltend machen. Für andere motorisierte Fahrzeuge wie zum Beispiel Motorräder beträgt die Pauschale 0,20 Euro. Die Pauschale gilt für die Hin- und die Rückreise zum Zielort.
Sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Steuererklärung ist sie von Bedeutung, denn wenn der Arbeitgeber weniger als diese Pauschale erstattet, dann können Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten absetzen.
Für Travel Manager und Fuhrparkverantwortliche ist dieser Aspekt besonders relevant: Bekommen Mitarbeiter für Dienstreisen einen Dienstwagen oder ein Poolfahrzeug zur Verfügung gestellt, müssen sie nicht privat in Vorleistung gehen. Geschäftsreiseverantwortliche und Mobilitätsmanager sollten sicherstellen, dass intern klar geregelt ist, welche Fahrzeuge für welche Reisen genutzt werden dürfen und wie abgerechnet wird.
Mehraufwendungen für die Verpflegung können bei Dienstreisen pauschal von der Steuer abgesetzt werden. Die Verpflegungspauschalen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands betragen:
Bei Auslandsreisen gelten andere, länderspezifische Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Quittungen müssen Arbeitnehmer nicht sammeln und die Pauschale wird auch unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben gezahlt.
Wird nur ein Teil der Kosten erstattet, können Arbeitnehmer die Differenz steuerlich geltend machen und so einen Teil des Geldes zurückholen.
Für Arbeitgeber besteht keine Pflicht, Reisekosten in voller Höhe zu erstatten. Die Erstattung kann durch interne Richtlinien begrenzt sein, etwa durch die Vorgabe, die günstigste Flug- oder Zugverbindung zu buchen oder Mietwagen nur in bestimmten Kategorien anzumieten. Arbeitsrechtlich sieht es etwas anders aus: Nach § 670 BGB kann ein Anspruch auf den Ersatz notwendiger Aufwendungen bestehen. Arbeitsverträge, betriebliche Regelungen oder Tarifverträge können diesen Anspruch noch konkretisieren.
Übernachtungskosten erstattet der Arbeitgeber in der Regel gegen die Vorlage des Belegs in tatsächlicher Höhe. Häufig ist die Erstattung jedoch gedeckelt durch eine interne Obergrenze, wie zum Beispiel die Vorgabe, für Hotelübernachtungen maximal Betrag X auszugeben. Gehen Arbeitnehmer über eine solche interne Obergrenze, müssen sie die Notwendigkeit darlegen, etwa wegen kurzfristiger Buchung, um die vollen Kosten erstattet zu bekommen. Ist ein Hotel bewusst teuer gewählt, kann das Finanzamt die Kosten im Einzelfall auf einen angemessenen Betrag begrenzen.
Wer keine oder nur geringe Unterkunftskosten hatte, etwa weil er bei Freunden oder Bekannten übernachtet hat, kann belegfrei vom Arbeitgeber pauschal bis zu 20 Euro pro Nacht steuerfrei erstattet bekommen. Diese Pauschale gilt jedoch nur für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber. In der Steuererklärung können Arbeitnehmer, die keine tatsächlichen Kosten hatten, auch keine Übernachtungspauschale als Werbungskosten ansetzen.
Hat der Arbeitgeber die Übernachtungskosten gar nicht oder nur teilweise erstattet, können Arbeitnehmer die tatsächlich entstandenen und nicht erstatteten Kosten in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten berücksichtigen. Arbeitnehmer sollten alle Belege, die während einer Dienstreise anfallen, aufbewahren und die Abrechnung zeitnah einreichen.
Für Geschäftsreiseverantwortliche und Travel Manager empfiehlt es sich, eine Reisekostenrichtlinie zu erstellen, die die Grenzen für Erstattungen sowie die Abrechnung eindeutig regelt. Das erleichtert die Budgetplanung und schützt vor Problemen.
Abgesehen von Übernachtung, Anfahrt und Verpflegung fallen auf einer Dienstreise oft auch noch zusätzliche Kosten an, etwa für Maut, für Taxifahrten, für Trinkgelder, für Parkgebühren oder für die Garderobe. Auch diese Kosten können steuerlich angesetzt werden, vorausgesetzt, der berufliche Anlass ist klar erkennbar und die Ausgabe lässt sich belegen. Für den Fall, dass es keine Belege gibt, wie bei Trinkgeldern oder Garderobengebühren, können Arbeitnehmer einen Eigenbeleg ausstellen. Dafür müssen Datum, Ort, Dienstleistung und Betrag notiert werden.
Nicht absetzbar sind Aufwendungen für private Telefonate, Minibar, private Aktivitäten wie Stadtrundfahrten oder Kinobesuche, Strafzettel oder unverhältnismäßig hohe Trinkgelder. Auch Kosten, die für die Anschaffung von Koffern oder Kleidung für die Dienstreise entstanden sind, können nicht angerechnet werden.
Travel Manager und Geschäftsreiseverantwortliche sollten Mitarbeiter darauf hinweisen, dass auch die Reisenebenkosten absetzbar sind, falls sie sich nicht von selbst einreichen. Am besten wird ein digitales Reisekostenmanagementsystem eingesetzt, in dem Belege per Handyfoto hochgeladen werden können.
Damit Reisekosten vom Finanzamt anerkannt werden, müssen einige Informationen mitgeteilt werden:
Bei fehlenden Angaben kann die Erstattung abgelehnt werden.
Wichtig: Kosten, die der Arbeitgeber bereits erstattet hat, dürfen nicht zusätzlich in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Reisekosten sind Werbungskosten und diese können nur effektiv abgesetzt werden, wenn Arbeitnehmer über die Werbungskostenpauschale, auch Arbeitnehmer-Pauschbetrag genannt, kommen. Dieser Pauschbetrag beträgt im Jahr 2026 1.230 Euro und wird automatisch vom Bruttolohn abgezogen. Erst wenn also Werbungskosten über 1.230 Euro anfallen, spüren Arbeitnehmer eine Erleichterung im Nettolohn.
Wer zum Beispiel Dienstreisekosten in Höhe von 700 Euro und sonst keine größeren Werbungskosten hat, hat keinen zusätzlichen steuerlichen Vorteil, da die Kosten dann bereits über den Arbeitnehmer-Pauschbetrag abgegolten sind. In einem solchen Fall wäre es umso besser, wenn der Arbeitgeber die tatsächlich angefallenen Kosten erstattet.
Tipp: Wer Reisekosten bei Dienstreisen steuerlich geltend machen will, muss die Anlage N in der Steuererklärung ausfüllen. Das lohnt sich insbesondere bei häufigen Dienstreisen und Beträgen über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag.
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