Mobilitätsprozesse: 5 Stellschrauben für mehr Tempo
Belege, Pauschalen, Prüfungen: Abläufe rund um Dienstreisen kosten Zeit und sind oft analog. Fünf Hebel zeigen, wie sich Bürokratie abbauen lässt.
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Belege, Pauschalen, Prüfungen: Abläufe rund um Dienstreisen kosten Zeit und sind oft analog. Fünf Hebel zeigen, wie sich Bürokratie abbauen lässt.
Die Buchung einer Geschäftsreise ist heute in den meisten Unternehmen ein digitaler Routinevorgang. Flüge, Bahntickets und Hotels werden über Portale gebucht, Richtlinien automatisch berücksichtigt, Genehmigungen mit wenigen Klicks erteilt. Was davor und danach passiert, sieht in vielen Organisationen jedoch noch erstaunlich analog aus: Belege werden gesammelt, Kilometerpauschalen handschriftlich notiert, Tagesreisen in Excel-Vorlagen eingetragen, tarifliche Sonderregelungen manuell geprüft.
Während einzelne Schritte digital ablaufen, sind die Prozesse als Ganzes häufig noch von Medienbrüchen, Mehrfacheingaben und manueller Prüfung geprägt – zeitintensiv für Mobility Management, Finanzabteilung und Mitarbeitende gleichermaßen. Besonders deutlich wird das in Organisationen mit hohem Anteil an Tagesreisen, wechselnden Einsatzorten oder tariflichen Sonderregelungen, etwa im technischen Außendienst, in der Bauüberwachung oder im öffentlichen Sektor. Die eigentliche Reise dauert wenige Stunden, die Abrechnung mitunter Tage.
Wie groß die Diskrepanz zwischen digitalem Anspruch und operativer Realität ist, zeigt eine aktuelle YouGov-Studie im Auftrag von Circula. Befragt wurden 264 Entscheiderinnen und Entscheider aus Finance, Controlling und Finanzbuchhaltung. 40 Prozent sehen Automatisierung als entscheidenden Beschleuniger der Transformation, 38 Prozent bezeichnen sie als eine der wichtigsten Investitionsprioritäten.
In der Praxis sieht es anders aus: Rund ein Viertel der Arbeitszeit in Finanzteams entfällt im Schnitt auf manuelle Dateneingaben, mehr als ein Drittel nennt diesen Aufwand sogar als größte operative Herausforderung. Beim KI-Einsatz fällt die Bilanz noch ernüchternder aus: Nur drei Prozent berichten von einem breiten Einsatz im Arbeitsalltag, 29 Prozent arbeiten vollständig ohne KI. Übertragen auf das Mobility Management bedeutet das: Gerade dort, wo viele kleinteilige Vorgänge anfallen, wird die größte Effizienzreserve bislang kaum gehoben.
Der wichtigste Hebel liegt dort, wo die Daten entstehen. Wenn Belege erst am Schreibtisch fotografiert und manuell eingetippt werden müssen, ist ein großer Teil der Effizienz bereits verloren. Spezialisierte Tools ermöglichen heute eine mobile Erfassung direkt nach der Ausgabe, mit automatischer Auslese von Datum, Betrag und Kategorie. Wichtig ist, dass die Erfassung auch offline funktioniert und an die Realität wechselnder Einsatzorte angepasst ist. Wer zwischen zwei Terminen im Zug sitzt oder auf einer Baustelle steht, hat selten Muße für komplexe Eingabemasken.
Komplexität entsteht selten durch die einzelne Reise, sondern durch die Vielzahl an Regelwerken dahinter: Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, Kilometergelder, tarifliche Zulagen, Drei-Monats-Regel bei längeren Einsätzen. Wer diese Logiken sauber im System hinterlegt, verlagert die Komplexität weg von den Mitarbeitenden hin zur Software. Die Folge: Anwender müssen nicht selbst entscheiden, welche Pauschale wann gilt, und die Finanzabteilung muss nicht jede Abrechnung manuell gegen Tarif- und Steuervorgaben prüfen. Compliance wird damit nicht zur Hürde, sondern zur eingebauten Selbstverständlichkeit.
Mobilitätsdaten entstehen an vielen Stellen: im Buchungsportal, auf der Firmenkarte, in der Zeiterfassung, in der Spesen-App. Liegen diese Daten in getrennten Töpfen, bleibt der größte Teil des Potenzials ungenutzt. Erst durch Schnittstellen zu HR-, Payroll-, ERP- und Buchhaltungssystemen entstehen durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche. Buchungen aus dem Reiseportal fließen direkt in die Abrechnung, Kartentransaktionen werden automatisch kategorisiert, Erstattungen laufen ohne Umweg in die Lohnabrechnung. Somit erhalten Mitarbeitende ihr Geld schneller und das Controlling arbeitet auf konsistenter Datenbasis.
Künstliche Intelligenz ist im Ausgabenmanagement längst praxistauglich. Sie liest Belege in Echtzeit aus, füllt Pflichtfelder automatisch, gleicht Transaktionen mit Karten- und Buchungsdaten ab und erkennt unvollständige Einreichungen. Auch die laufende Prüfung gegen interne Richtlinien und steuerliche Vorgaben kann automatisiert erfolgen, ebenso Duplikatserkennung, Plausibilitätschecks und die korrekte Anwendung von Verpflegungspauschalen. Hinzu kommt eine vorausschauende Kontierung: Ausgaben werden den richtigen Kostenstellen und Buchungskonten zugeordnet, Freigaben können regelbasiert automatisiert werden.
Werden Erfassung, Prüfung und Vorkontierung in einer durchgängigen Prozesskette verbunden, lassen sich manuelle Eingaben in der Praxis stark reduzieren. Entscheidend ist dabei weniger der Einsatz einzelner KI-Bausteine als ihre Einbettung in stabile, integrierte Abläufe. Risikoarme Fälle laufen automatisch durch, Sonderfälle landen gezielt bei den Personen, die sie wirklich entscheiden müssen.
Mobilitätsbudgets werden in vielen Unternehmen noch immer rückblickend ausgewertet. Erst am Monats- oder Quartalsende wird sichtbar, wo wie viel ausgegeben wurde, welche Standorte besonders kostenintensiv sind und welche Reisearten zunehmen. Für eine aktive Steuerung ist das zu spät. Mit digitalen Prozessen verschiebt sich diese Logik: Ausgaben sind in dem Moment sichtbar, in dem sie entstehen, Budgetüberschreitungen werden frühzeitig erkannt, Compliance-Abweichungen sofort gemeldet. Für Mobility Manager entsteht eine belastbare Entscheidungsgrundlage, für Finance und Controlling eine konsistente Datenbasis, für die Geschäftsführung Planungssicherheit.
Wer Mobilitätsprozesse neu denkt, gewinnt auf mehreren Ebenen gleichzeitig. Das Mobility Management wird von Verwaltungsarbeit entlastet, HR und Finance arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis, und die Mitarbeitenden erleben Dienstreisen nicht als bürokratische Belastung, sondern als unkomplizierten Teil ihres Arbeitsalltags. Die technologischen Voraussetzungen sind vorhanden. Entscheidend ist, sie konsequent in bestehende Abläufe zu integrieren, statt isolierte Insellösungen zu schaffen. Nikolai Skatchkov
Über den Autor
Nikolai Skatchkov ist Mitgründer und CEO von Circula. Er beschäftigt sich seit Jahren mit der Digitalisierung von Finanzprozessen. Mit Circula hat er eine Plattform entwickelt, die Spesenabrechnung, Firmenkreditkarten und digitale Mitarbeiter-Benefits vereint und von über 3.000 Unternehmen genutzt wird.
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