Travel Management 4.0: Geschäftsreisen digital steuern

Viele Unternehmen kennen die Situation: Ein Mitarbeiter muss mehrfach Rücksprache halten, weil sich Flugpreise geändert haben oder das ursprünglich ausgewählte Hotel nicht mehr verfügbar ist. Zahlreiche E-Mails, Telefonate und Freigabeschleifen kosten Zeit und verzögern die Reiseplanung.

Digitale Geschäftsreiselösungen können solche Prozesse vereinfachen. Sie bündeln Buchung, Genehmigung, Reiserichtlinien und Reporting in einer zentralen Plattform und automatisieren einzelne Arbeitsschritte. Dadurch lassen sich Geschäftsreisen schneller organisieren und zentraler steuern.

Reisekosten und Kennzahlen im Blick

Für Travel Manager endet die Arbeit nicht mit der Buchung einer Geschäftsreise. Auch Reisekosten, Budgets und relevante Kennzahlen müssen laufend im Blick behalten werden. Zentrale Dashboards und automatisierte Reportings können dabei helfen, aktuelle Buchungen, Ausgaben und Budgetentwicklungen gebündelt auszuwerten. So lassen sich Kostenentwicklungen frühzeitig erkennen und Entscheidungen auf Basis aktueller Daten treffen.

Reiserichtlinien direkt im Buchungsprozess

Eine weitere Herausforderung besteht darin, Reisenden ausreichend Flexibilität zu bieten und gleichzeitig Unternehmensrichtlinien einzuhalten. Digitale Buchungsplattformen können Reiserichtlinien direkt im System hinterlegen und bereits bei der Auswahl von Hotels, Flügen oder anderen Reiseoptionen berücksichtigen.

Budgetkonforme Angebote lassen sich beispielsweise bevorzugt anzeigen. Bei Abweichungen können zusätzliche Freigaben ausgelöst oder günstigere Alternativen vorgeschlagen werden. Manche Systeme arbeiten dafür mit einem Ampelsystem: Grün kennzeichnet regelkonforme Optionen, Gelb oder Rot weisen auf Abweichungen hin. Je nach System lassen sich anschließend automatisierte Freigabeprozesse auslösen oder alternative Buchungsoptionen anzeigen.

Digitales CO₂-Reporting bei Geschäftsreisen

Digitale Tools können Unternehmen auch bei der Erfassung und Auswertung der durch Geschäftsreisen verursachten CO₂-Emissionen unterstützen. Entsprechende Daten gewinnen unter anderem im Zusammenhang mit Nachhaltigkeitszielen und Berichtspflichten an Bedeutung.

Emissionen aus Geschäftsreisen werden grundsätzlich den sogenannten Scope-3-Emissionen zugeordnet. Für Unternehmen, die entsprechende Nachhaltigkeitsdaten erfassen oder berichten müssen, können deshalb belastbare Daten zu Dienstreisen relevant sein. Viele digitale Buchungssysteme können Emissionswerte bereits in den Ergebnislisten darstellen und Reiseoptionen nach ihrem CO₂-Ausstoß sortieren. Dadurch lassen sich Umweltaspekte schon bei der Reiseplanung berücksichtigen.

Darüber hinaus können Unternehmen je nach System CO₂-Budgets oder Emissionsgrenzwerte definieren und in den Buchungsprozess integrieren. Reisende erhalten so bereits bei der Auswahl Hinweise auf emissionsärmere Alternativen. Einige Systeme bieten zusätzlich Funktionen zur Kompensation von Emissionen an.

Digitale Geschäftsreisen: Sicher und intelligent gesteuert

Mit der zunehmenden Nutzung cloudbasierter Lösungen rücken auch Datenschutz und IT-Sicherheit stärker in den Fokus. Unternehmen sollten deshalb unter anderem prüfen, wo Daten verarbeitet und gespeichert werden, welche Zertifizierungen ein Anbieter vorweisen kann und wie Zugriffsrechte sowie Datenschutzanforderungen technisch umgesetzt werden.

Neben der Datensicherheit entwickelt sich künstliche Intelligenz zu einem weiteren Anwendungsfeld im Geschäftsreisemanagement. Moderne Buchungslösungen nutzen intelligente Technologien beispielsweise für die Reiseplanung, die Automatisierung einzelner Buchungs- und Abrechnungsschritte oder die Auswahl passender Reiseoptionen.

Auch Empfehlungen auf Basis zuvor definierter Vorgaben oder vergangener Buchungen sind möglich. So können Systeme beispielsweise Hotels automatisch kategorisieren oder Reisenden passende Optionen entsprechend der hinterlegten Reiserichtlinien anzeigen.

Über den Autor: Dominik Palicki ist Geschäftsführer von onesto. Das Unternehmen mit Sitz in Bayern entwickelt webbasierte Lösungen für das Geschäftsreisemanagement.