Dienstradleasing: Wann den Anbieter wechseln?

Dienstradleasing bleibt ein gefragtes Benefit-Modell. Seit 2021 wächst die Zahl der Angestellten, die dieses Angebot nutzen, jährlich im Durchschnitt um 28 Prozent. Gleichzeitig vergrößert sich die Arbeitgeberbasis kontinuierlich und verzeichnet seit 2021 ein durchschnittliches jährliches Wachstum von 21 Prozent. Doch auch wenn das Dienstradmodell bei Arbeitgeber und Mitarbeitenden breite Zustimmung findet und seit mehreren Jahren im Unternehmen etabliert ist, kann die Zusammenarbeit mit dem Anbieter im Laufe der Zeit an ihre Grenzen kommen.

Wieso über einen Wechsel nachdenken?

Dafür kann es mehrere Gründe geben: Die Nutzung des Dienstradmodells durch die Mitarbeitenden bleibt hinter den Erwartungen zurück, beispielsweise aufgrund eines komplizierten Bestellprozesses oder einer wenig attraktiven Auswahl der verfügbaren Dienstradmodelle. Auf Unternehmensseite kann der administrative Aufwand höher sein als ursprünglich erwartet, beispielsweise wenn die Personalabteilung zahlreiche Aufgaben selbst übernehmen muss oder Prozesse nicht durchgängig digitalisiert sind. Möglicherweise haben sich auch Größe, Strukturen oder Erwartungen des Unternehmens und damit die Anforderungen an das Dienstradleasing verändert. Ebenso kann eine Verschlechterung von Service und Reaktionszeiten des Anbieters Anlass geben, die bestehende Vertragsbeziehung zu überdenken. In solchen Fällen lohnt es sich, die Zusammenarbeit mit dem bestehenden Dienstradpartner auf den Prüfstand zu stellen und systematisch zu analysieren, ob Angebot, Leistungen und Prozesse den Anforderungen noch gerecht werden.

Optimierungspotenziale identifizieren

Um zu beurteilen, ob sich ein Anbieterwechsel lohnt und ein neuer Vertrag Vorteile bietet, können verschiedene Kriterien angelegt werden:

• Leistungsumfang: Je nach Anforderung des Unternehmens können zusätzliche Serviceangebote wie die Versicherung, ein Fahrradschutzbrief mit Pannenhilfe oder ein jährlicher Wartungs- und Reparaturservice relevant sein. Auch die digitale, automatisierte Bereitstellung der für die Gehaltsabrechnung benötigten Daten und die Nutzung eines individuell konfigurierbaren Dienstrad-Portals sind oft wichtige Vertragsbestandteile.
• Leasingumfang: Neben dem Fahrrad nehmen einige Anbieter auch Ausstattung und Zubehör in den Leasingvertrag auf. Das macht beispielsweise für sicherheitsrelevante Ausstattung wie Beleuchtung oder ein geeignetes Schloss Sinn.
• Nutzungskomfort für die Belegschaft: Damit das Dienstradprogramm durch die Mitarbeitenden nachgefragt wird, sollte der Genehmigungs- und Bestellprozess möglichst einfach und schnell ablaufen. Während manche Anbieter mit digitalen Einkaufszertifikaten arbeiten, die einfach im Fachhandel eingelöst werden können, müssen bei anderen Partnern Mitarbeitende und die Personalabteilung langwierige Prüf- und Freigabeschritte beachten. Entscheidend sind zudem die Qualität und Größe des Händlernetzes, mit dem der Dienstradanbieter zusammenarbeitet.
• Leasingrate und Übernahmepreis: Beim Vergleich von Leasingraten sollte berücksichtigt werden, ob der Dienstradanbieter die Monatsraten auf Basis des Listenpreises oder des tatsächlichen Verkaufspreises berechnet. In der Gesamtbetrachtung macht das für die Mitarbeitenden einen spürbaren Unterschied – genauso wie der Übernahmepreis des Rades bei Laufzeitende, der sich je nach Anbieter unterscheiden kann.
• Gesamtkostenbetrachtung: Für die Wirtschaftlichkeit eines Dienstradprogramms sind aus Unternehmenssicht vor allem Prozesskosten und interne Bearbeitungszeiten relevant. Abwicklung, Freigabeprozesse und Schnittstellen können sich von Anbieter zu Anbieter stark unterscheiden und damit ganz unterschiedliche administrative Kosten im Unternehmen verursachen.

Organisatorischer Aufwand schreckt Unternehmen ab

Auch wenn die Prüfung der relevanten Kriterien für die Zusammenarbeit mit einem neuen Anbieter spricht, schrecken Unternehmen jedoch immer wieder vor diesem Schritt zurück. Die Kommunikation mit den Angestellten, das Handling zahlreicher Leasingverträge mit unterschiedlichen Restlaufzeiten und die Frage nach dem konkreten Ablauf können einen Wechsel zunächst aufwendig erscheinen lassen. In der Praxis müssen bestehende Verträge jedoch nicht vorzeitig beendet werden. Da die vertragliche Bindung an den derzeitigen Partner in der Regel nur für bereits laufende Leasingverträge gilt, lässt sich ein Anbieterwechsel über einen vorübergehenden Parallelbetrieb relativ reibungslos realisieren: Aktuelle Verträge bleiben bestehen und laufen regulär aus, während neue Diensträder bereits über den neuen Partner geleast werden. So kann der Wechsel schrittweise und planbar erfolgen, ohne bestehende Leasingverhältnisse vorzeitig auflösen zu müssen.

Organisatorischer Aufwand entsteht für das Unternehmen damit vor allem bei der Einführung des neuen Dienstradprogramms; Kosten durch Umstellungen oder Kündigungen laufender Verträge fallen nicht an. Der Arbeitgeber sollte sich allerdings bewusst machen, dass bis zum Auslaufen der alten Verträge zwei parallele Vertragsbeziehungen zu managen sind. Ein Anbieterwechsel lohnt sich vor allem dann, wenn dem dadurch verursachten Arbeitsaufwand geringere Prozesskosten, mehr Nutzerfreundlichkeit und Servicequalität sowie eine höhere Akzeptanz durch die Belegschaft gegenüberstehen.

Gute Vorbereitung vereinfacht den Umstieg

Ein strukturierter Ablauf erleichtert den Anbieterwechsel und hilft, den administrativen Aufwand überschaubar zu halten. Am Anfang steht die Definition zentraler Anforderungen an den neuen Anbieter: Welche Leistungen und Services sind unverzichtbar, welche Schnittstellen sollten vorhanden sein, wie lassen sich die Prozesse für das Unternehmen möglichst effizient gestalten? Nach dem Vergleich verschiedener Angebote und der Auswahl des neuen Dienstradpartners empfiehlt es sich, die Rahmenbedingungen für den Wechsel zu klären. Dazu gehören die Kündigungs- bzw. Auslaufbedingungen der bestehenden Rahmenvereinbarung, der Starttermin des neuen Programms, eine Übersicht über laufende Leasingverträge und deren Restlaufzeiten sowie die erforderlichen Schnittstellen zum neuen Anbieter. Bei der Aufsetzung des neuen Dienstradprogramms gibt der neue Partner idealerweise einen strukturierten Prozess vor und übernimmt einen wesentlichen Teil der Aufgaben, sodass das Programm innerhalb kurzer Zeit und ohne größeren Aufwand startbereit ist. Dazu gehört beispielsweise die Einrichtung eines Dienstrad-Portals und die Bereitstellung relevanter Daten für die Personalabteilung. Auch die Kommunikation mit den Angestellten sollte frühzeitig geplant werden, um rechtzeitig und transparent über den Wechsel, den Ablauf der Übergangsphase und die künftige Abwicklung zu informieren. Ein Anbieterwechsel muss nicht bedeuten, dass die gesamte Umstellung durch das Unternehmen realisiert werden muss – in Abhängigkeit von den Prozessen und dem Leistungsumfang des neuen Dienstradpartners übernimmt dieser einen wichtigen Teil der Aufgaben.

Dienstradleasing regelmäßig auf den Prüfstand stellen

Auch wenn sich das Konzept des Dienstradleasings im Unternehmen etabliert hat, muss dieses nicht dauerhaft an den gleichen Anbieter gebunden bleiben. Bei veränderten Strukturen, Prozessen oder Anforderungen macht eine Bewertung der bestehenden Vertragsbeziehung Sinn: Im Fokus sollte eine Lösung stehen, die langfristig zum Unternehmen und seinen Abläufen passt. Wer das Dienstradprogramm regelmäßig auf den Prüfstand stellt und nötige Veränderungen frühzeitig erkennt, kann diese besser planen und Übergänge reibungsloser gestalten.