Reisekosten: Wann Arbeitgeber nachzahlen müssen
Wer Reisekosten zu niedrig abrechnet, riskiert Nachzahlungen. Bei tarifgebundenen Beschäftigten lohnt sich ein genauer Blick.
Wer Reisekosten zu niedrig abrechnet, riskiert Nachzahlungen. Bei tarifgebundenen Beschäftigten lohnt sich ein genauer Blick.
Sechs Euro Spesen zahlte der Arbeitgeber, 14 Euro forderte der Paketzusteller. Der Streit landete vor dem Bundesarbeitsgericht. Reisekosten sorgen immer wieder für Konflikte zwischen Arbeitgebern und Beschäftigten. Häufig ist unklar, wann sie überhaupt anfallen und ob betriebliche Richtlinien zum geltenden Tarifvertrag passen. Das Urteil ist auch für mobile Berufsgruppen wie Fahrer, Monteure und Außendienstmitarbeiter relevant.
Ein Paketzusteller erhielt von seinem Arbeitgeber sechs Euro steuerfreie Spesen pro Tag. Er war jedoch an 130 Arbeitstagen jeweils länger als acht Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend. Deshalb verlangte er weitere acht Euro pro Tag.
Mit diesem Fall befasste sich das Bundesarbeitsgericht. Der Arbeitgeber unterlag einem Manteltarifvertrag. Darin hieß es: „Reisekosten werden an die Arbeitnehmer im Rahmen der jeweils gültigen Lohnsteuerrichtlinien gezahlt.“
Nach § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) beträgt die Verpflegungspauschale 14 Euro für einen Kalendertag, an dem ein Arbeitnehmer ohne Übernachtung länger als acht Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Der Paketzusteller verlangte daher für 130 Tage die Differenz zwischen den gezahlten sechs Euro und der Pauschale von 14 Euro.
Der Arbeitgeber argumentierte, der Arbeitnehmer sei als Fahrer unterwegs und komme mit der Auswärtstätigkeit gerade seiner beruflichen Tätigkeit nach. Daher handele es sich nicht um klassische Reisezeiten.
Auch ein Verpflegungsmehraufwand stehe dem Arbeitnehmer nicht zu, da der Begriff „Reisekosten“ im Tarifvertrag Spesen oder Verpflegungsmehraufwendungen nicht mit umfasse. Der tarifvertragliche Verweis auf die jeweils gültigen Lohnsteuerrichtlinien könne, wenn überhaupt, nur so verstanden werden, dass die Höhe der Reisekosten entsprechend den Lohnsteuerrichtlinien festgelegt worden sei.
Dieser Sichtweise hat das Bundesarbeitsgericht einen Riegel vorgeschoben. Der Begriff „Reisekosten“ ist in den Lohnsteuerrichtlinien genau definiert. Danach gehören zu den Reisekosten Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, soweit diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.
Das Gericht stellte klar, dass es sich bei dem Begriff „Reisekosten“ um einen steuerrechtlichen Fachbegriff handelt. Nutzen Tarifparteien den Begriff „Reisekosten“, gilt grundsätzlich auch seine steuerrechtliche Bedeutung.
Arbeitet ein Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte – dem festen Arbeitsort, dem er dauerhaft zugeordnet ist –, liegt eine auswärtige berufliche Tätigkeit vor. Nach § 9 Abs. 4a Satz 2 und 3 EStG wird der dabei entstehende Verpflegungsmehraufwand mit einer Pauschale abgegolten. Auf die tatsächlich entstandenen Kosten kommt es dabei nicht an.
Der Arbeitgeber konnte daher nicht verlangen, dass der Arbeitnehmer einen tatsächlichen Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro pro Tag nachweist. Etwas anderes gilt nur, wenn der Arbeitgeber oder ein Dritter eine Mahlzeit zur Verfügung stellt. In diesem Fall wird die Pauschale gekürzt. Der Paketzusteller bekam die Restzahlung daher zugesprochen.
Vor allem für Berufsgruppen, die beruflich überwiegend unterwegs sind, und für Außendienstmitarbeiter bedeutet das Urteil: Aus tariflichen Reisekostenregelungen können sich höhere Ansprüche ergeben. Arbeitgeber sollten daher genau darauf achten, wie Begriffe wie „Reisekosten“ im Tarifvertrag verwendet werden. Knüpft dieser an die steuerrechtliche Definition an, ist sie als Maßstab zu nehmen. Andernfalls drohen Nachzahlungen, die sich über viele Arbeitstage summieren können.
Empfehlenswert ist daher, Reisekostenrichtlinien und Abrechnungsprozesse tarifvertragskonform zu prüfen, klar zu dokumentieren und Führungskräfte sowie die Entgeltabrechnung entsprechend zu schulen. (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 23. April 2024 – 5 AZR 232/23)
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