Reisewarnung: Warum viele Unternehmen nicht vorbereitet sind

Travel Risk Management ist in vielen Unternehmen angekommen, aber oft nur auf dem Papier. Reiserichtlinien sind vorhanden, Versicherungen ebenfalls, teilweise auch Tools oder externe Partner. Das Thema existiert, wird aber in seiner tatsächlichen Bedeutung weiterhin unterschätzt. Solange Reisen reibungslos verlaufen, sehen viele Unternehmen keinen akuten Handlungsbedarf. Flüge finden statt, Termine werden eingehalten, Mitarbeitende kommen zurück. Genau daraus entsteht ein Gefühl von Sicherheit, das trügt.

Erst wenn sich die Situation verändert – etwa durch eine neue Reisewarnung – wird es konkret. Dann geht es nicht mehr um theoretische Konzepte, sondern um einfache Fragen: Wo befindet sich der Mitarbeitende? Wer hat diese Information? Und wer entscheidet, was jetzt zu tun ist?

Die aktuelle Lage verschärft das Problem

Die Risikolage hat sich spürbar verändert. Konflikte in Europa und im Nahen Osten, Spannungen in Asien sowie Streiks im Luftverkehr, extreme Wetterlagen und instabile Infrastruktur wirken sich unmittelbar auf Geschäftsreisen aus. Weniger das einzelne Ereignis ist entscheidend, sondern die Dynamik und Gleichzeitigkeit von Entwicklungen.

Reisen verlaufen heute seltener stabil von Planung bis Durchführung. Zwischen Buchung und Abreise können sich Rahmenbedingungen ändern, vor Ort entstehen neue Risiken. Das betrifft längst nicht mehr nur klassische Krisenregionen. Auch vermeintlich stabile Destinationen können kurzfristig von Reisewarnungen betroffen sein. Entscheidend ist, was unterwegs passiert und wie die Unternehmen darauf vorbereitet sind.

Quick-Check – Funktioniert das Travel Risk in Ihrem Unternehmen?

• Gibt es einen aktuellen Überblick, wo sich Reisende befinden?
• Gibt es eine klare Stelle, die im Ernstfall entscheidet?
• Können Mitarbeitende aktiv erreicht werden, wenn sich die Risikolage ändert?
• Werden Informationen laufend bewertet oder nur vor der Reise geprüft?
• Wissen Reisende, an wen sie sich im Notfall wenden können?

Wenn mehrere dieser Fragen nicht eindeutig mit „Ja“ beantwortet werden können, besteht konkreter Handlungsbedarf.

Die Schwächen liegen in der Umsetzung

Viele Unternehmen verfügen über einzelne Bausteine: Informationen, definierte Zuständigkeiten, dokumentierte Ablaufpläne. In der Praxis greifen diese Elemente jedoch häufig nicht ineinander. Daten werden nicht zusammengeführt, Verantwortlichkeiten sind im Alltag klar, im Ernstfall aber nicht schnell genug wirksam, und Prozesse sind zu langsam für Situationen, die sich innerhalb weniger Stunden verändern.

Das eigentliche Risiko entsteht genau an dieser Stelle. Travel Risk Management ist vorhanden, funktioniert aber nicht, wenn es darauf ankommt.

Kommunikation als entscheidender Hebel

Der größte Engpass liegt in der Praxis fast immer in der Kommunikation. In vielen Unternehmen ist nicht eindeutig geregelt, an wen sich Mitarbeitende im Ernstfall wenden können. Es gibt Ansprechpartner, aber keine klare, jederzeit erreichbare Struktur. Gleichzeitig fehlt oft die Möglichkeit, Reisende aktiv zu informieren, wenn sich die Lage verändert. Informationen werden in Travel Policies bereitgestellt, aber nicht gezielt gesteuert. Genau diese Lücke wird im Ernstfall kritisch, weil sie zu Verzögerungen führt und Unsicherheit erzeugt. Travel Risk entscheidet sich deshalb weniger in der Planung als in der konkreten Situation und daran, ob Kommunikation funktioniert.

So gelingt Kommunikation im Ernstfall

• 24/7 erreichbare Hotline einrichten: Eine zentrale Nummer, die jederzeit erreichbar ist – intern oder über einen Dienstleister. Keine wechselnden Ansprechpartner.
• Digitale Kanäle ergänzen (zum Beispiel App oder Alert-System): Reisende sollten Informationen aktiv erhalten können – per App, SMS oder E-Mail. Wichtig ist, dass Updates schnell und gezielt ausgespielt werden.
• Klare Verantwortlichkeiten festlegen: Wer entscheidet im Ernstfall? Diese Rolle muss definiert und im Unternehmen bekannt sein – ohne Abstimmungsschleifen.
• Reisende vorab informieren: Vor jeder Reise muss klar sein: Wen kontaktiert der Mitarbeitende im Notfall? Welche Schritte sind vorgesehen? Diese Informationen gehören in jede Reisevorbereitung.
• Kontaktdaten aktuell halten: Ohne verlässliche Daten keine Kommunikation. Telefonnummern und Ansprechpartner müssen jederzeit verfügbar und gepflegt sein.
• Erreichbarkeit regelmäßig testen: Hotline, Systeme und Prozesse sollten regelmäßig geprüft werden – nicht erst im Ernstfall.

Vorbereitung reicht nicht mehr aus

Vorbereitung bleibt wichtig, greift aber zu kurz, wenn sie isoliert betrachtet wird. Informationen vor der Reise sind notwendig, lösen aber nicht die eigentliche Herausforderung. Entscheidend ist, wie mit Veränderungen umgegangen wird.

Situationen entwickeln sich weiter, Informationen müssen neu eingeordnet und Entscheidungen angepasst werden. Viele Organisationen sind darauf nicht ausgelegt, weil ihre Prozesse auf stabilere Rahmenbedingungen ausgerichtet sind. Travel Risk ist damit kein einmaliger Schritt, sondern ein laufender Prozess während der gesamten Reise.

Neue Reisemuster erhöhen die Komplexität

Parallel dazu verändern sich Geschäftsreisen selbst. Bleisure, Workation und flexible Modelle führen dazu, dass sich dienstliche und private Anteile zunehmend vermischen. Aufenthalte werden verlängert, Arbeitsorte flexibler gewählt und Reisen weniger klar abgegrenzt.

Das hat direkte Auswirkungen auf Travel Risk, weil Verantwortung schwieriger zu definieren ist. Unternehmen müssen klären, unter welchen Bedingungen ihre Fürsorgepflicht greift und wie sie in solchen Konstellationen umgesetzt wird. Diese Fragen sind in vielen Organisationen noch nicht abschließend geklärt und werden weiter an Bedeutung gewinnen.

Am Ende zählt die Reaktionsfähigkeit

Risiken gehören weiterhin zum Geschäftsreisealltag. Entscheidend ist jedoch, wie schnell und strukturiert darauf reagiert werden kann. Unternehmen, die einen klaren Überblick über ihre Dienstreisenden haben, Zuständigkeiten eindeutig geregelt haben und Kommunikation aktiv steuern, bleiben auch bei Reisewarnungen und Krisen handlungsfähig.

Travel Risk Management entscheidet sich genau in diesen Momenten – nicht in der Planung, sondern im Umgang mit Veränderungen. Die aktuelle Situation macht deutlich, dass bestehende Strukturen nicht mehr ausreichen. Unternehmen sind gefordert, ihre Prozesse jetzt kritisch zu prüfen und so aufzustellen, dass sie auch unter kritischen Bedingungen funktionieren.