Geschäftsreise mit Familie? Worauf es dabei ankommt
Die Familie auf Geschäftsreise mitzunehmen ist möglich, sofern die Reiserichtlinie des Unternehmens es erlauben. Dabei ist jedoch einiges zu beachten.
Die Familie auf Geschäftsreise mitzunehmen ist möglich, sofern die Reiserichtlinie des Unternehmens es erlauben. Dabei ist jedoch einiges zu beachten.
Drei Tage auf einer Konferenz in Barcelona und der Partner kommt mit, um die Stadt zu genießen und abends gemeinsam auszugehen? Das ist möglich, denn Geschäftsreisen und Familienzeit müssen sich nicht ausschließen. Berufliche Pflichten mit einem privaten Aufenthalt zu verbinden, geht allerdings mit einigen Fragen einher: Welchen Kostenanteil erstattet der Arbeitgeber? Wer bezahlt die Mehrkosten? Und was gilt steuerlich und versicherungsrechtlich? Mit klaren Richtlinien und Prozessen wissen Geschäftsreisende, was für sie gilt.
Ob Beschäftigte ihre Familie auf eine Dienstreise mitnehmen dürfen, regelt nicht das Gesetz, sondern in erster Linie das Unternehmen selbst. Entscheidend sind die Regelungen, die das Unternehmen in seinen Reiserichtlinien festgelegt hat.
Beim Thema Familienmitnahme gibt es steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Bedingungen, die Geschäftsreisende berücksichtigen müssen. In den Reiserichtlinien sollte deshalb klar stehen, was gilt, um Unsicherheiten zu vermeiden. Üblich ist, dass viele Unternehmen ihren Beschäftigten die Mitnahme von Familienmitgliedern freistellen, wenn die Kosten für diese privat getragen werden.
Unternehmen können in ihren Reiserichtlinien aber auch festlegen, dass Familienmitglieder nicht mit auf die Geschäftsreise kommen dürfen. In diesem Fall hätten Arbeitnehmer aber immer noch die Möglichkeit, die Reise privat zu verlängern, um vor oder nach dem dienstlichen Teil am Zielort Urlaubstage mit der Familie zu verbringen.
Ganz wichtig: Eine Dienstreise, bei der der Partner oder die Kinder mitkommen, ist kein Urlaub. Arbeitnehmer müssen all ihren vertraglichen Pflichten vor Ort nachkommen und während der vorgesehenen Arbeitszeit erreichbar sein.
Der Arbeitgeber darf nur dienstlich veranlasste Kosten erstatten. Somit muss der Mitarbeiter alle Mehrkosten, die durch die Mitnahme der Familie auf die Geschäftsreise entstehen, selbst tragen. Das gilt für Flug- und Zugtickets ebenso wie für Hotelzimmer, Transfers oder Mahlzeiten.
Kompliziert wird es, wenn sich dienstliche und private Reiseanteile vermischen. Wer etwa ein größeres Hotelzimmer für die Familie bucht oder abends nach dem Kundentermin mit dem Ehepartner essen geht, muss die zusätzlichen Kosten eindeutig trennen können.
Unternehmen sollten deshalb Prozesse für die sogenannten „Bleisure“-Reisen, also die Verbindung von „Business“ und „Leisure“, Arbeit und Freizeit, schaffen, sodass sich die dienstlichen und privaten Ausgaben sauber voneinander trennen lassen.
Typisch für Bleisure-Reisen ist auch, dass Arbeitnehmer an eine Dienstreise noch einige Tage Urlaub am Zielort anhängen. Auch in diesem Fall sollten sie klar dokumentieren, wann der geschäftliche Teil der Reise endet und wann der private Aufenthalt beginnt. Dadurch wird die Abgrenzung von Kosten und Versicherungsschutz deutlich.
Laut Bundesverwaltungsamt sollte der berufliche Anteil der Reise mindestens 10 Prozent betragen oder die gesamte Reise beinhaltet höchstens fünf Arbeitstage Urlaub. Andernfalls kann die Reise als privat gewertet werden. In dem Fall können nur die Fahrtauslagen für das Dienstgeschäft erstattet werden, nicht aber die sonstigen dienstlichen Reisekosten.
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für mitreisende Familienangehörige, wertet das Finanzamt die Erstattung als steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Diese Reisekosten gelten als geldwerter Vorteil und werden dem Arbeitnehmer zugeschrieben, der sie versteuern muss.
Tragen Beschäftigte sämtliche Mehrkosten ihrer Begleitpersonen selbst, entsteht kein geldwerter Vorteil und somit kein Lohnsteuerrisiko für das Unternehmen. Die Voraussetzung ist jedoch, dass die Abgrenzung der Kosten lückenlos dokumentiert ist, andernfalls kann es bei Steuerprüfungen zu Nachforderungen kommen. Wenn sich nicht so genau sagen lässt, wer welchen Anteil an entstandenen Kosten hat, sollte geschätzt werden.
Nur in seltenen Fällen ist die Mitnahme der Familie geschäftlich notwendig und damit betrieblich veranlasst. In diesem Fall müssten die Erstattungen für die Kosten der Familie nicht als geldwerter Vorteil versteuert werden.
Für die Reisekostenabrechnung sollten Arbeitnehmer nur ihre dienstlichen Ausgaben einreichen. Handelt es sich um gemischte Belege, wie zum Beispiel einen Restaurantbesuch für zwei Personen, müssen die einzelnen Positionen entsprechend aufgeteilt werden. Lässt sich das nicht genau machen, müssen Arbeitnehmer eine Schätzung abgeben.
Auch der Versicherungsschutz ist ein Thema, wenn Arbeitnehmer ihre Familie auf Geschäftsreise mitnehmen. Der betriebliche Versicherungsschutz wie zum Beispiel die Unfallversicherung oder eine betriebliche Auslandskrankenversicherung gelten in der Regel nur für den Geschäftsreisenden selbst. Familienangehörige benötigen einen eigenen Versicherungsschutz.
Für mitreisende Partner oder Kinder sollte daher eine private Reisekrankenversicherung abgeschlossen werden, um bei Unfall oder Krankheit im Ausland nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben.
Hinsichtlich der Unfallversicherung sind die Regeln bei Dienstreisen grundsätzlich komplex: Bei längeren Dienstreisen ist nicht die gesamte Reise unfallversichert, da sie in der Regel auch private Anteile enthält. Wenn Unfallversicherungsschutz besteht, zum Beispiel während des Gangs zum Essen oder auf dem Weg zum Kunden, dann gilt er immer nur für den eigentlichen Geschäftsreisenden.
Damit eine Trennung zwischen privater und geschäftlicher Zeit erfolgt und somit die Grenze des Unfallschutzes klar ist, sollten Geschäftsreisende auch hier auf saubere Dokumentation achten. So ist zum Beispiel der Gang zur Nahrungsaufnahme in der Regel versichert, das Essen selbst aber nicht. Und auch der Weg ins Hotelzimmer ist nur bis zur Zimmertür versichert. Aktivitäten wie Körperpflege oder Schlafen fallen nicht unter den Unfallversicherungsschutz.
Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers erstreckt sich grundsätzlich nur auf den Geschäftsreisenden selbst, nicht auf die mitreisende Familie. Falls es also zu einem medizinischen Notfall, einem Sicherheitsvorfall oder einer Evakuierung kommt, sind Ehepartner und Kinder nicht geschützt. Insbesondere in Ländern mit Einreisebeschränkungen oder einem erhöhten Sicherheitsrisiko sollte daher genau hingesehen werden, ob die Mitnahme von Familienmitgliedern wirklich sinnvoll ist.
Darüber hinaus muss bei internationalen Geschäftsreisen immer auch ein Blick auf Einreise- und Visabestimmungen geworfen werden, die je nach Zielland variieren und für Begleiter möglicherweise nicht automatisch gelten, wenn sie nicht zu einem geschäftlichen Zweck einreisen.
Zu beachten ist auch der datenschutzrechtliche Aspekt: Wenn Buchungen für Mitreisende getätigt werden, dürfen diese Daten nicht vom Unternehmen gespeichert werden, sofern die jeweiligen Personen dazu keine Einwilligung erteilt haben. Hier greifen die Regeln der DSGVO.
Arbeitgeber sollten klare Regelungen zur Mitnahme der Familie aufsetzen. Diese sollten zunächst klar benennen, ob die Familie überhaupt auf eine Geschäftsreise mitgenommen werden darf oder ob es eventuelle Einschränkungen gibt. Außerdem sollte es entsprechende Vorgaben zur Trennung der Kosten sowie der Dokumentation von Ausgaben geben. Auch die steuerlichen Konsequenzen für Arbeitnehmer sowie der Hinweis, dass für mitreisende Familienmitglieder kein Versicherungsschutz über den Betrieb besteht, kann mit in die Richtlinien aufgenommen werden.
Arbeitnehmer sollten die Mitnahme von Familienangehörigen vorab mit ihrem Arbeitgeber abstimmen. Auch wenn sie private Kosten selbst tragen, können organisatorische Fragen wie bei der Buchung von Flügen oder Hotels aufkommen. Ein klarer Prozess hilft allen Beteiligten.
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