Individual- versus Kettenhotellerie: Was wirklich zählt

Klassischerweise steht die Individualhotellerie für persönliche Betreuung, höhere Individualisierbarkeit von Angeboten, schnelle und pragmatische Lösungen, für Authentizität und Regionalität. Hotelketten hingegen punkten mit Standardisierung. Wer eine bestimmte Marke kennt, weiß relativ gut, was ihn erwartet. Einkauf und Rechnungsprozesse lassen sich vereinfachen, wenn Travel Manager für Mitarbeitende in verschiedenen Städten und Ländern dieselbe Hotelgruppe buchen können. Und während die Unternehmen attraktive Firmenraten schätzen, kommen bei Vielreisenden die Loyalty-Programme mit Statusvorteilen und Upgrades gut an. Kettenhotels sind im Durchschnitt häufiger an zentral gelegenen und nachfragestarken Standorten zu finden, während Individualhotels räumlich vielfältiger verteilt sind. Doch Marina Christensen, im Präsidium des Verbands Deutsches Reisemanagement VDR sowie Head of Sales bei BWH Hotels Central Europe, bemerkt: „Die Grenzen zwischen Ketten- und Individualhotellerie sind heute deutlich fließender als früher. Einheitliche Prozesse und verlässliche Standards sowie persönliche Betreuung und individuelle Lösungen schließen sich längst nicht mehr aus.“

Hotelbuchung: Welche Prioritäten entscheiden wirklich?

Es wird bereits deutlich: Entscheidender als die Wahl zwischen Individualhotel und Hotelkette ist die Frage, welche Bedürfnisse Unternehmen und Geschäftsreisende zu welchem Anlass priorisieren. Und da sind sich die Experten einig: „Die Anforderungen der Unternehmen an Hotels und Tagungslocations sind in den vergangenen Jahren deutlich vielschichtiger geworden“, so Marina Christensen. „Die klassischen Kriterien wie Preis, Lage und Qualität spielen zwar weiterhin die zentrale Rolle. Entscheidungen werden jedoch inzwischen spürbar ganzheitlicher getroffen“, erklärt Roland Elter, Chief Commercial Officer der Maritim Hotelgesellschaft, die über jahrzehntelange Erfahrung im MICE- beziehungsweise Gruppenbereich verfügt und 60 bis 70 Prozent des Gesamtumsatzes im Bereich Business, Tagungen und Kongresse erwirtschaftet.

Die wichtigsten Kriterien bei der Hotelwahl

Preis. Früher habe der Einkauf nahezu ausschließlich nach wirtschaftlichen Kriterien entschieden, berichtet Roland Elter. Wettbewerbsfähige Preise bleiben zwar weiterhin ausschlaggebend, haben aber ihren alleinigen Vorrangfaktor verloren.

Stornierungs- und Umbuchungsbedingungen. Flexibilität ist bei Geschäftsreisen wichtiger geworden. Termine können sich kurzfristig verschieben. Entsprechend achten Unternehmen stärker darauf, unter welchen Bedingungen Zimmer und Veranstaltungsleistungen storniert oder umgebucht werden können.

Geschäftsreise ist nicht gleich Tagungsreise

Lage und Erreichbarkeit. Die Nähe und Verkehrsanbindung zu Flughafen, Bahnhof und Projektort ist ein weiteres wichtiges Kriterium, das sowohl relevant in puncto Kosten als auch Komfort ist. Bei diesem Thema wird besonders deutlich, dass Tagungsreisende nicht gleich Geschäftsreisende sind, für die vor allem Effizienz zählt. Wenn es um kreative Workshops, Strategie-Meetings oder Teambuilding-Maßnahmen geht, sind charaktervolle Häuser in naturnaher Lage häufig erste Wahl.

Zwischen Erreichbarkeit und Erlebnis

Schloss Hohenkammer, ausgezeichnet als bestes Konferenzhotel 2025, setzt auf diese Pluspunkte: „Wir sind nah genug an München und dem Flughafen, gleichzeitig aber ohne die üblichen Ablenkungen eines Stadthotels. Mit unserem Schloss, dem Gutshof, dem Park und unserer eigenen biologischen Landwirtschaft haben wir einen echten USP“, unterstreicht Geschäftsführer Martin Kirsch.

Ähnlich sehen es Anke Hartmann und Arnd Vesper, Geschäftsführer des Hotels „Das Vesper“ im nordrhein-westfälischen Sprockhövel: „Wir liegen mitten im Grünen und sind gleichzeitig hervorragend an das Autobahnnetz angebunden. Neben einer professionellen Tagungsinfrastruktur stehen heute Faktoren wie Ruhe, Konzentration, Atmosphäre und ein besonderer Erlebnischarakter stärker im Fokus als noch vor einigen Jahren.“

Matthias Schultze, Managing Director des GCB German Convention Bureau, weist darauf hin, dass Konferenzveranstalter ihre Wahl zunehmend danach ausrichten, ob vor Ort eine inhaltliche Anknüpfung an das Thema der Veranstaltung besteht. Entscheidend seien dabei Fragen wie: Gibt es im Umfeld die gewünschte fachliche Expertise? Sind thematisch passende Forschungseinrichtungen, Unternehmen oder Netzwerke in der Nähe? Die datenbasierte, interaktive Plattform Meetings Ecosystem Map (MEM), die seit kurzem in die GCB-Website eingebunden ist, macht genau diese Verbindungen sichtbar und hilft Planern bei der Auswahl einer Veranstaltungslocation.

Anforderungen von Ausstattung bis Technik

Ausstattung. Für Geschäftsreisende gehören komfortable, ruhige Zimmer, ein gutes Bett, ein funktionaler Arbeitsplatz und stabiles W-LAN inzwischen zu den grundlegenden Erwartungen. Klasse, wenn ein Hotel mehr bietet als das. Bei Tagungen kommen weitere Anforderungen hinzu – nicht nur an die Konferenztechnik. „Die Ergebnisse des ‚Meeting- & EventBarometer 2025/26‘ zeigen, dass Veranstalter besonderen Wert auf Atmosphäre und Design sowie flexible Raumkonzepte legen, die auch hybride Veranstaltungsformate unterstützen“, berichtet Matthias Schultze.

Kapazitäten. Gerade bei Veranstaltungen ist relevant, welche Teilnehmerzahlen sich unterbringen lassen. Maritim Hotels beispielsweise verfügen laut Roland Elter allesamt „über einen großen Saal und flexible Räumlichkeiten für Veranstaltungen jeder Art und Größe“. Das Schloss Hohenkammer bietet „26 Tagungsräume, sehr unterschiedliche Raumgrößen und ein Gelände, auf dem sich Gruppen auch über mehrere Tage gut bewegen und zurückziehen können“, so Martin Kirsch. „Das Vesper“ offeriert sogar ein Buyout. Bedeutet: Das gesamte Hotel oder ausgewählte Bereiche können exklusiv gebucht werden.

Standardisierte Prozesse. „Hotels sollten über die vom Unternehmen eingesetzten Buchungskanäle verfügbar sein und sich zuverlässig in die Buchungs- und Abrechnungsprozesse des Unternehmens integrieren lassen“, sagt Marina Christensen und fügt hinzu: „Das ermöglicht einen durchgängigen und damit effizienten Prozess. Darüber hinaus stellt es sicher, dass die notwendigen Reisedaten im Travel Management verfügbar sind, was auch im Rahmen der Fürsorgepflicht relevant ist. In Notfallsituationen muss nachvollziehbar sein, wo sich die Mitarbeitenden befinden.“ In Sachen standardisierte Prozesse sieht Marina Christiansen Kettenhotels übrigens vor allem dann begünstigt, wenn Veranstaltungen möglichst deckungsgleich an mehreren Standorten umgesetzt werden sollen.

Hotelbuchung: Am Ende entscheidet das Gesamtpaket

Servicequalität. Trotz aller Digitalisierung und smarter Prozesse – etwa beim Check-in – bleibt der persönliche Service ein bedeutender Faktor. Kompetente Ansprechpartner und ein aufmerksamer Umgang mit individuellen Wünschen stellen einen mitentscheidenden Mehrwert dar.

Online-Bewertungen, Erfahrungsberichte und aktuelle Gästekommentare. Diese seien laut Roland Elter zuletzt stark in den Vordergrund gerückt und hätten Sterne-Klassifizierungen ein Stück weit verdrängt.

Nachhaltigkeit. „Ein wichtiger Aspekt, der als konkret nachweisbare Leistung hinzugekommen ist“, stellt Martin Kirsch fest. Und auch Roland Elter bestätigt für die Maritim Hotels. „Travel Manager und Entscheider in Unternehmen müssen immer häufiger ESG-Vorgaben berücksichtigen.“ Die deutschen Maritim Hotels seien daher beispielsweise mittlerweile alle Green Sign, sowie nach der internationalen Norm für Energiemanagementsysteme ISO 50001 zertifiziert.

Matthias Schultze fügt ergänzend die Aspekte Sicherheit und Barrierefreiheit hinzu, Roland Elter die Mitarbeiterzufriedenheit, die deutlich wichtiger geworden sei. Das Fazit von Marina Christensen: „Es kommt auf das Gesamtpaket an.“