Exzellente Lernorte: Was Tagungshotels heute leisten müssen

Die Hotelkooperation Exzellente Lernorte hat sich auf Tagungs- und Seminarhotels spezialisiert. Die Häuser wollen ein Umfeld bieten, das Trainings, Tagungen, Coachings und andere Weiterbildungsformate gezielt unterstützt. Im Interview erklärt Geschäftsführer Reinhard Peter, welche Standards die Kooperation setzt und welche Trends die Tagungshotellerie prägen.

Herr Peter, wie kam es zur Gründung der Hotelkooperation Exzellente Lernorte, und warum haben Sie den Begriff „Lernort“ statt „Tagungshotel“ gewählt?

Reinhard Peter: Es gab bereits eine Kooperation „Exzellente Tagungshotels“, die 2014 auseinanderging. Einige Hoteliers kamen daraufhin mit dem Wunsch auf mich zu, das Format wiederzubeleben. Sie schätzen meine Plattform „TOP 250 Germany – Die besten Tagungshotels in Deutschland“ und sprachen mich daher an. Die neue Kooperation entschied sich für den Namen Lernort, weil zum perfekten Umfeld für Tagungen aller Art mehr gehört, als der Begriff Hotel zu vermitteln vermag. In diesem Sinn möchten sich die ELO vom Gesamtmarkt abheben und Vorreiter im Seminar- und Trainingsmarkt sein: Sie definieren sich stark über das Gesamtambiente, über eine inspirierende Wohlfühlatmosphäre, die geistigen Tapetenwechsel ermöglicht. In diesen Hotels können Menschen auch emotional ihre Anker werfen. Im Herbst 2016 haben wir die Kooperation Exzellente Lernorte auf der Messe „Zukunft Personal“ erstmals vorgestellt.

Wie viele Häuser gehören zur Kooperation?

Peter: Wir sind mit 14 Häusern gestartet und jetzt bei 23 vollkommen unterschiedlichen Tagungshotels. Tagungsplaner können abseits des Faktors Regionalität entscheiden: Soll die Location Ruhe und Weite vermitteln, Gründergeist erlebbar machen oder Bildungsgefühl transportieren? Was alle ELO eint, sind unsere zehn Leistungsversprechen.

Was beinhalten diese Qualitätsstandards?

Peter: In einem ELO wird auf Tagungsanfragen innerhalb von 24 Stunden mit einem Angebot in Netto- und Bruttopreisen reagiert sowie kompetent beraten. Die Ausstattung der Seminarräume mit hochwertigen Materialien wie Flipcharts, Pinnwänden, mit Beamer und Moderatorenkoffer ist selbstverständlich inkludiert. Klassische Tagungshoteliers lieben praktisch stapelbare Stühle, die sie auf engstem Raum lagern können. ELO-Verantwortliche hingegen denken an die Teilnehmer im Raum und rücken die Ergonomie in den Fokus. Auch die Zimmer sind auf Tagungsgäste ausgerichtet: mit ausreichend großem Schreibtisch und guter WLAN-Qualität.

Während der Veranstaltungen ist außerdem jederzeit ein „Kümmerer“ erreichbar, da wir die Präsenz eines Ansprechpartners des Hotels während der Veranstaltung für enorm wichtig halten. „Kümmerer“ war unser Arbeitstitel, und tatsächlich steht die Funktion so nun auch in manchem Hotel auf den Namensschildern der Beschäftigten. Andere bezeichnen die entsprechenden Teammitglieder als Meeting Manager oder Tagungsverantwortliche. Anmerkung am Rande: Im September 2017 wurde der Kooperation Exzellente Lernorte vom Berufsverband für Training, Beratung und Coaching (BDVT) der europäische Trainingspreis als Sonderpreis für Kundenorientierung im Trainingsumfeld verliehen.

Ein weiteres Leistungsversprechen lautet, dass Kaffeepausen in ELO zeitlos sind. Bedeutet: Pausenbuffets sind durchgängig nutzbar, sodass Trainer individuell nach Tagungsverlauf entscheiden können, wann die Gruppe in die Pause geht. ELO verpflichten sich außerdem zu einem Verhaltenskodex mit hohen Standards in puncto Mitarbeiterführung.

Auf Ihrer Website heißt es: „Alle Häuser orientieren sich an neuesten Trends und Erkenntnissen der Weiterbildung“. Was sind denn die wichtigsten Trends?

Peter: Weiterbildung wird viel interaktiver und kreativer. Sie entwickelt sich weg von Frontalbeschallung hin zu kreativitätsfördernden Formaten wie Design Thinking oder Lego Serious Play, zu denen wir übrigens auch individuell beraten. All diese Optionen müssen die Räumlichkeiten ermöglichen. Hier hatte Corona auch sein Gutes. Damals war man gezwungen, große Räume zu wählen, um Mindestabstände einhalten zu können. Großzügigkeit und flexible Raumnutzungs-optionen, etwa für die Arbeit in Kleingruppen an separierten Tischinseln, schätzen Trainer und Teilnehmende auch heute.

Generell bemerken wir: Tagungsgruppen werden kleiner. Ein trendiges Nischenthema in diesem Zusammenhang sind Tagungs-Hideaways. Hierbei handelt es sich um kleine Häuser, die exklusiv angemietet werden können, um eine ungestörte Gruppenatmosphäre zu kreieren.

Eine wichtige Erkenntnis: Der Erfolg einer Tagung geht oftmals nach 17 Uhr erst richtig los. Insofern gilt es, Abendangebote zu fördern und darauf zu achten, dass sich nicht immer dieselben Menschen – etwa Teammitglieder einer Abteilung – am Tisch nebeneinandersetzen. Ein spielerischer Tischwechsel nach einzelnen Menügängen ist ein einfaches Mittel, das Netzwerken zu unterstützen.

Wie entwickelt sich der Markt für Business Events und Tagungen aktuell?

Peter: Angesichts der Multikrisen noch erstaunlich gut und ich bin optimistisch, dass es so weiter geht. Die Tatsache, dass so viel remote gearbeitet wird, zwingt Firmen dazu, ihre Beschäftigten regelmäßig zusammen zu holen, um über den Tellerrand hinaus zu schauen und sozialen Teamkit zu erzeugen. Voraussetzung ist, dass Tagungshotels inspirierender sind als der Campus des Unternehmens und eine besondere Arbeits- und Kommunikationsatmosphäre schaffen.

Was wünschen sich Ihre Hoteliers von den Conference-, Event- und Travel Managern auf Seiten der Unternehmen?

Peter: Zum einen, dass sie nicht immer nur nach praktischen Parametern wie der ICE-Erreichbarkeit oder den Kosten entscheiden. 50 Kilometer mehr Entfernung können sich rechnen, wenn die besondere Atmosphäre vor Ort am Ende einen deutlich höheren Output-Level bringt. Der zweite Wunsch wäre, dass Tagungsplaner nicht zuerst den Termin festlegen und dann auf Hotelsuche gehen, sondern stattdessen in Schritt eins ihr Idealhotel suchen und nach freien Termin-Kapazitäten fragen. Hotels haben oftmals großes Interesse daran, weniger frequentierte Tage wie Montag, Freitag oder Feiertagswochen zu belegen, um eine bessere Gesamtauslastung zu erzielen. Im Gegenzug bieten sie preislich besonders attraktive Tagungspauschalen an. Das ist eine Win-Win-Situation. Für Teilnehmende, die schon sonntags anreisen und vorab etwas Urlaub vor Ort machen möchten, könnten Unternehmen zudem günstige Bleisure-Tarife als Benefit aushandeln.

Erfolgt die Buchung direkt über die Hotels oder berät die Kooperation zentral bei der Auswahl des passenden Hauses?

Peter: Die Buchung erfolgt direkt über das Hotel. Unser Ziel ist, möglichst viel Direktkontakt zwischen Interessenten und Hotels herzustellen. Allerdings stellen wir fest, dass Tagungskäufer deutlich unbedarfter bei der Auswahl eines Tagungshotels geworden sind. Spezialisierten Travel Managern brauchen wir nichts erklären. Aber immer öfter wird die Aufgabe von jemandem im Unternehmen nebenbei erledigt oder uns erreichen Anfragen von Trainees, Werkstudenten, Auszubildenden und Praktikanten. Um hier zu unterstützen, haben wir eine Lernort-Beratung mit Vermittlungsservice eingeführt.