Welche Unterlagen braucht man für eine Geschäftsreise?
Für reibungslose Geschäftsreisen sind vollständige Unterlagen unerlässlich. Travel Manager können bei der Vorbereitung unterstützen.
Für reibungslose Geschäftsreisen sind vollständige Unterlagen unerlässlich. Travel Manager können bei der Vorbereitung unterstützen.
Eine schlechte Vorbereitung auf eine Geschäftsreise kann zu Pannen führen, die den reibungslosen Ablauf beeinträchtigen. Ein fehlendes Visum, die falsche Versicherung, ein abgelaufener Reisepass oder die nicht mitgeführte A1-Bescheinigung: All diese Fehler lassen sich vermeiden. Denn wer weiß, welche Dokumente für eine Geschäftsreise benötigt werden, und diese organisiert zusammenstellt, spart im Ernstfall nicht nur Nerven, sondern auch Kosten. Travel Manager, die regelmäßig Geschäftsreisende betreuen, sollten daher auf eine strukturierte Reisevorbereitung achten.
Ein gültiges Ausweisdokument ist die Grundlage einer jeden Geschäftsreise, die über die deutsche Grenze hinausgeht. Innerhalb der EU und im Schengen-Raum genügt in der Regel der Personalausweis. Für Reisen in Drittstaaten brauchen Geschäftsreisende einen Reisepass, der je nach Zielland noch mindestens sechs Monate über das Reisedatum hinaus gültig sein muss. Ohne gültiges Ausweisdokument lässt sich kein Flugzeug besteigen.
Ist der Reisepass nicht mehr lange genug gültig, kann die Einreise verweigert werden. Travel Manager sollten daher im Vorfeld einer Reise die Gültigkeit der Pässe aller Reisenden prüfen. Mit automatisierten Erinnerungen, zum Beispiel über eine Reisemanagement-Software, lassen sich Gültigkeiten von Dokumenten mit den Einreisebestimmungen verschiedener Länder abgleichen.
Die Visumspflicht in einigen Ländern sollten Geschäftsreisende nicht unterschätzen. Je nach Zielland, Reisedauer, Reisezweck und eigener Staatsangehörigkeit müssen vor der Einreise entsprechende Visa beantragt werden. Zwar gibt es für einige Länder wie die USA, Kanada oder Australien auch vereinfachte elektronische Einreisegenehmigungen, die online unkompliziert beantragt werden können, doch auch dafür braucht es einen Vorlauf.
Die Beantragung eines Visums kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Für eine Reise nach Indien oder in verschiedene afrikanische Staaten sollten Geschäftsreisende daher früh aktiv werden, denn zum Teil ist sogar ein Vorsprechen bei der Botschaft nötig. Die Bearbeitungszeiten lassen sich in der Regel im Zuge des Antragsprozesses in Erfahrung bringen. Travel Manager können Geschäftsreiseplattformen nutzen und so den Überblick behalten.
Unterlagen für Flug- und Hotelbuchungen haben viele Reisende heute standardmäßig auf dem Smartphone dabei. Doch auch für den Fall, dass keine Verbindung zum Internet hergestellt werden kann, sollte ein Zugriff auf die Reiseunterlagen möglich sein. Sie auszudrucken oder vorher auf das Smartphone zu laden, sind zwei Varianten. Damit Geschäftsreisende unterwegs auch spontan Kontakt zu ihrem Hotel aufnehmen können, etwa wenn sie umbuchen oder stornieren müssen , sollten die Reiseunterlagen die nötigen Kontaktdaten beinhalten. Wenn Geschäftsreisende ihren Trip über ein zentrales Buchungstool des Unternehmens gebucht haben, können sie ihre Belege in der Regel auch dort abrufen. Das ist auch für die spätere Reisekostenabrechnung nützlich.
Kommt es auf einer Geschäftsreise zu einem Unfall oder wird der Reisende krank, dann ist das ein Fall für die Versicherung. Geschäftsreisende brauchen eine Auslandskrankenversicherung, die, wenn nötig auch einen Rücktransport in das Heimatland übernimmt. Das ist über die europäische Krankenversichertenkarte in der Regel nicht mit abgedeckt. Auch eine Reiserücktritts- oder Reiseabbruchversicherung, ein Gepäckschutz sowie eine Auslandshaftpflichtversicherung sind wichtige Versicherungen für Geschäftsreisende. Viele Unternehmen haben Gruppentarife für ihre Mitarbeiter abgeschlossen. Diese sollten die entsprechenden Nachweise auf ihrer Reise mitführen.
Falls Reisende auf private Versicherungen setzen, sollte vorher geklärt werden, ob damit auch Geschäftsreisen abgedeckt sind. Auch Versicherungen, die über Kreditkarten kommen, bieten nicht immer den vollen Schutz auf Geschäftsreisen. Travel Manager sollten vor der Reise überprüfen, wie umfassend der Versicherungsschutz der vorhandenen Policen ist. Falls die Reise in bestimmte Risikoregionen führt, können Zusatzpolicen nötig sein.
Die A1-Bescheinigung muss auf Dienstreisen mitgeführt werden. Sie belegt, dass der Arbeitnehmer im Heimatland sozialversicherungspflichtig beschäftigt ist und er dort Beiträge bezahlt. Damit wird eine mögliche doppelte Beitragspflicht im Ausland verhindert.
Diese Bescheinigung geht in der Vorbereitung schnell unter, dabei sollte sie unbedingt vor Reisebeginn beantragt und dann mitgenommen werden. Schließlich kann es im Ausland zu Kontrollen kommen, zum Beispiel auf Baustellen oder Veranstaltungen. Fehlt dann die Bescheinigung, können Bußgelder fällig werden.
Travel Manager können die A1-Bescheinigung elektronisch bei der Krankenkasse beantragen, die diese dann ausstellt. Auch wenn die Bearbeitungszeiten meist nur wenige Tage betragen, sollte der Prozess frühzeitig angestoßen werden.
Falls die Geschäftsreise nicht in ein EU-Land, sondern in einen Drittstaat geht, gelten möglicherweise unterschiedliche Regelungen, denn jedes Land bringt unterschiedliche Nachweispflichten mit sich. Neben den üblichen Unterlagen für eine Geschäftsreise wie den Reiseunterlagen, Ausweisdokumenten und Versicherungsnachweisen, sollte auch die A1-Bescheinigung einen festen Platz auf der Checkliste aller Dokumente bekommen.
Alles, was inhaltlich für die Reise gebraucht wird, gehört mit ins Gepäck. Vieles liegt wahrscheinlich bereits in digitaler Form auf dem Laptop beziehungsweise in der Cloud vor, etwa Präsentationen oder Verträge. Je nach Reisezweck können jedoch auch Produktmuster oder Pläne benötigt werden. Im besten Fall sind alle Unterlagen auch ohne Internetverbindung verfügbar. Geschäftsreisende sollten außerdem sicherstellen, dass sie einen VPN-Client installiert haben und dieser auch im Ausland funktioniert.
Auch wenn Visitenkarten heute weniger verbreitet sind als noch vor einigen Jahren, gehören sie auf vielen Geschäftsreisen weiterhin ins Gepäck. Auf Messebesuchen oder Konferenzen sind sie praktisch, und in einigen Ländern, beispielsweise China oder Japan, gehören sie weiterhin zum guten Ton.
Falls bestimmte Muster oder technische Geräte in andere Länder ein- oder ausgeführt werden, sollten außerdem die Zollbestimmungen aufmerksam studiert werden. So brauchen Geschäftsreisende eventuell eine Zollanmeldung beziehungsweise eine Anmeldung zur Zollbefreiung. Travel Manager können sie bei diesen Prozessen unterstützen.
Die Frage „Wie muss ich eine Geschäftsreise nachweisen?“ stellt sich spätestens bei der Reisekostenabrechnung. Wer die entstandenen Kosten entweder intern abrechnen oder in der Steuererklärung geltend machen möchte, muss nachweisen, dass die Reise geschäftlich veranlasst war. Das kann entweder durch Originalbelege für Hotel, Flug- oder Zugbuchungen, Taxikosten oder Verpflegung nachgewiesen werden. Alternativ kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Dieser kann immer dann angefertigt werden, wenn keine Quittung vorliegt. In der Reisekostenabrechnung müssen außerdem das Reiseziel, der Zweck der Reise und die Reisedauer angegeben werden.
Über moderne Reisemanagement-Software, die in vielen Unternehmen genutzt wird, lassen sich Reisekostenabrechnungen unkompliziert und übersichtlich erledigen. Digitale Belege werden vom Finanzamt akzeptiert, wenn diese den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen, das heißt, sie sind nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert. Mit der Hilfe von Reisemanagement-Tools lässt sich das in der Regel automatisch abbilden.
Mit einer Checkliste sorgen Travel Manager für Verlässlichkeit und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass keine wichtigen Unterlagen für die Geschäftsreise vergessen werden:
Diese Liste kann Geschäftsreisenden im Zuge der Buchungsprozesse zur Verfügung gestellt werden, sodass sie mit allen wichtigen Unterlagen in die Reise starten und im Nachgang sauber abrechnen können.
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