Duty of Care 2026: Wenn die Geschäftsreise zum Krisenfall wird
Fürsorgepflicht ist mehr als eine Notfallnummer: Wie Unternehmen Geschäftsreisende schützen, Risiken erkennen und im Krisenfall richtig handeln.
Fürsorgepflicht ist mehr als eine Notfallnummer: Wie Unternehmen Geschäftsreisende schützen, Risiken erkennen und im Krisenfall richtig handeln.
Wenn ein Flughafen geschlossen wird, politische Unruhen eskalieren oder eine andere akute Gefahr entsteht, muss ein Unternehmen für seine Geschäftsreisende Fürsorge leisten. Es muss wissen, wer betroffen ist, wie die Person erreicht werden kann und wer über die nächsten Schritte entscheidet. Genau hier beginnt die Fürsorgepflicht (englisch: duty of care). Im Ernstfall zeigt sich, wie gut ein Unternehmen auf die Reise vorbereitet ist. Duty of Care bedeutet deshalb weit mehr als eine Notfallnummer.
Die entscheidende Frage lautet dabei nicht: Was passiert, wenn eine Krise eintritt? Sondern: Was hat das Unternehmen vorher getan, damit aus einem Risiko möglichst kein Notfall wird? Genau das macht modernes Travel Risk Management aus. Wie Unternehmen ihrer Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen gerecht werden, wo typische Schwachstellen liegen und worauf es im Ernstfall ankommt, erklärt Robert Löschke, Managing Director Germany bei Tumodo, aus der Praxis.
Duty of Care ist kein einzelnes Gesetz und auch kein weltweit einheitlich definierter Rechtsbegriff. Für deutsche Arbeitgeber ergeben sich die entsprechenden Schutzpflichten aus mehreren Einzelgesetzen. Dazu gehören insbesondere die allgemeine Rücksichtnahmepflicht aus § 241 Abs. 2 BGB, die Schutzpflicht des Arbeitgebers nach § 618 BGB sowie die Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes. Danach müssen Arbeitgeber Gefahren für Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten beurteilen und geeignete Schutzmaßnahmen treffen.
Für Geschäftsreisen bedeutet das: Der Arbeitgeber muss die mit der konkreten Tätigkeit und dem jeweiligen Einsatzort verbundenen Gefahren berücksichtigen. Wie weit die Schutzmaßnahmen gehen müssen, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Das Bundesarbeitsgericht verlangt notwendige und zumutbare Vorkehrungen gegen erkennbare Gefahren – eine Pflicht, sämtliche Risiken auszuschließen, besteht dagegen nicht.
Die Beurteilung der Gefahren muss ständig aktualisiert werden. Ein Reiseziel, das vor einigen Monaten noch unproblematisch war, kann aufgrund einer veränderten politischen, gesundheitlichen oder sicherheitsrelevanten Lage eine neue Bewertung erfordern.
Bei internationalen Reisen können zusätzlich die Bedingungen und Vorschriften des jeweiligen Landes relevant sein, etwa Einreisebestimmungen, lokale Arbeitsschutzregeln oder versicherungsrechtliche Fragen. Die deutsche Fürsorgepflicht verschwindet durch die Grenze nicht. Ihre praktische Umsetzung muss aber die Bedingungen vor Ort berücksichtigen.
“Duty of Care beginnt nicht im Krisenfall, sondern mit der Buchung.”
Schon vor der Abreise des Mitarbeiters müssen Risiken überprüft und alle wichtigen Informationen zur Verfügung gestellt werden. Für Robert Löschke, Managing Director Germany bei Tumodo, geht es dabei ausdrücklich nicht nur um politische Unruhen oder andere spektakuläre Ereignisse. Relevant sind auch Gesundheits- und Einreisebestimmungen, Notfallkontakte und Erreichbarkeiten sowie der notwendige Versicherungsstatus.
Entscheidend ist die Aktualität. Zwischen Buchung und Rückreise kann sich die Lage verändern. Unternehmen müssen deshalb nicht nur vor der Abreise prüfen, ob eine Reise vertretbar ist, sondern auch beobachten, ob neue Risiken entstehen und weitere Maßnahmen nötig werden. Löschke bringt den Präventionsgedanken auf den Punkt: „Wenn es passiert ist, dann ist es meist zu spät.“ Duty of Care ist deshalb kein Haken auf einer Checkliste, sondern ein laufender Prozess. Löschke bezeichnet ihn als „Work in Progress“: Gefahrenlagen und Krankheitsausbrüche verändern sich, und das Risikomanagement muss darauf reagieren.
Im Krisenfall wird eine scheinbar einfache Frage entscheidend: Wer ist überhaupt betroffen?
Dafür braucht das Unternehmen aktuelle und verlässliche Reisedaten. Genau hier sieht Löschke in der Praxis eines der größten Probleme. „Reisedaten liegen überall, nur nicht im System.“ Mal stehen sie in einer Excel-Tabelle, mal in einer PDF oder E-Mail – zentral verfügbar sind sie oft nicht.
Besonders problematisch wird das bei Buchungen außerhalb des vorgesehenen Prozesses. Wer Flüge selbst bucht, spontan umbucht oder einen anderen Buchungskanal nutzt, kann aus der zentralen Übersicht verschwinden. Das nennt sich auch Maverick-Buying. Im Krisenfall ist dann möglicherweise nicht mehr nachvollziehbar, wer sich tatsächlich in der betroffenen Region befindet.
Aus praktischer Sicht sollte ein Unternehmen deshalb zumindest schnell auf folgende Informationen zugreifen können:
Neben der Identifikation betroffener Reisender müssen auch die nächsten Schritte geregelt sein: Wer entscheidet über eine Umbuchung oder vorzeitige Rückreise? Wer organisiert bei Bedarf eine alternative Unterkunft oder medizinische Unterstützung? Und wer darf Maßnahmen freigeben, wenn die üblichen Ansprechpartner nicht erreichbar sind?
Damit verbunden ist die Frage nach dem Tracking. Für die Krisenreaktion kann es hilfreich sein, zu wissen, welche Reisenden sich in einem betroffenen Gebiet aufhalten. Gleichzeitig sind Standortinformationen personenbezogene Daten und damit besonders sensibel.
Löschke beschreibt den Ansatz von Tumodo als automatisierte Auswertung der Buchungsinformationen. Die Plattform könne nachvollziehen, welcher Reisende zu welchem Unternehmen gehört und welchen Flug er gebucht hat. Wird eine Umbuchung innerhalb der Plattform vorgenommen, bleibt diese Information unmittelbar verfügbar. Ändert der Reisende seine Buchung dagegen beispielsweise direkt am Flughafen, kann die Änderung zwar über PNR und Buchungsverfolgung sichtbar werden – allerdings zeitlich verzögert.
Das verdeutlicht eine zentrale Grenze: Tracking kann nur so gut funktionieren wie die Datenbasis. Eine Buchungsplattform zeigt nicht automatisch jeden tatsächlichen Aufenthaltsort, und Änderungen außerhalb des Systems können Informationslücken verursachen. Zudem ist nicht immer eine metergenaue Ortung nötig. Für die Krisenreaktion kann es ausreichen, zu wissen, in welchem Hotel oder an welchem Verkehrsknotenpunkt sich ein Reisender voraussichtlich befindet. Auch zusätzliche Angaben, etwa zu medizinischen Besonderheiten, können in bestimmten Situationen relevant sein. Löschke zufolge sollten sensible Informationen dieser Art freiwillig bereitgestellt werden.
Je mehr Informationen ein Unternehmen über den Aufenthaltsort seiner Mitarbeiter hat, desto schneller kann es im Krisenfall reagieren – gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenschutz und Transparenz. Für Travel Manager gilt daher: Tracking ist kein Freifahrtschein für umfassende Überwachung. Zweck, Umfang, Transparenz, Zugriffsrechte und Löschfristen müssen klar geregelt sein. Nach Ende des erforderlichen Zwecks sollten Daten gelöscht oder für nicht mehr berechtigte Zugriffe gesperrt werden.
Komplizierter wird es, wenn aus einer Geschäftsreise eine private Verlängerung wird. Bleisure, Workation oder spontane Änderungen können dazu führen, dass die ursprünglich hinterlegten Reisedaten nicht mehr stimmen. Das Unternehmen muss zwischen dem dienstlichen und dem privaten Teil der Reise unterscheiden. Gleichzeitig entsteht ein praktisches Problem, wenn ein Mitarbeiter nach dem geschäftlichen Teil weiterreist, das Hotel wechselt oder seine Rückreise verschiebt, ohne die relevanten Informationen zu aktualisieren. Löschke spricht in diesem Zusammenhang von einem möglichen „Gap-Window von 48 Stunden“. Gemeint ist eine Informationslücke, die entstehen kann, wenn Änderungen nicht zeitnah im System ankommen. Deshalb braucht es klare Regeln: Welche Änderungen muss der Mitarbeiter melden? Welche Informationen müssen aktualisiert werden? Und wann endet die Verantwortung des Unternehmens?
Moderne Travel-Plattformen können Duty of Care unterstützen, indem sie Buchungsinformationen bündeln und standardisierte Abläufe automatisieren. Dazu gehören beispielsweise:
Für Löschke liegt die Stärke moderner Travel-Plattformen vor allem darin, Informationen zusammenzuführen und Prozesse zu automatisieren. Gleichzeitig sieht er klare Grenzen der Automatisierung. Gerade in einer Krise müsse ein Reisender die Möglichkeit haben, einen Menschen zu erreichen. KI könne den Einstieg übernehmen; wenn sie nicht weiterkomme, müsse ein Mitarbeiter übernehmen. Denn Tonfall, Sprache und Emotionalität spielen in einer Krisensituation eine andere Rolle als im normalen Geschäftsreiseprozess. Löschke warnt davor, mit der Kommunikation zusätzliche Verunsicherung zu erzeugen: „Man darf natürlich auch keine Panik kreieren.“ Mitarbeiter im 24-Stunden-Support würden deshalb entsprechend anders geschult.
Tumodo arbeitet nach Löschkes Darstellung deshalb mit einem Hybridmodell: Die Buchung und viele Prozesse laufen digital, gleichzeitig bleibt die Erreichbarkeit durch Mitarbeiter ein Bestandteil des Angebots. Reisen sei eine „menschgetriebene“ Industrie, sagt er, und das werde auch künftig eine Rolle spielen.
Für Duty of Care bedeutet das: Automatisierung kann Informationen schneller verfügbar machen und erste Kommunikationsschritte übernehmen. Die Bewertung einer konkreten Situation und der Umgang mit dem Reisenden bleiben dagegen eine menschliche Aufgabe.
Auf die Frage nach den typischen Schwachstellen bei Duty of Care nennt Löschke drei Punkte, die sich auf viele Unternehmen übertragen lassen:
Weitere Schwachstellen können veraltete Kontaktdaten, unklare Zuständigkeiten, nicht erfasste Reiseänderungen oder fehlende Tests sein. Ein Krisenplan allein reicht daher nicht. Er muss im Arbeitsalltag funktionieren und den Beteiligten bekannt sein.
Wie gut ein Konzept funktioniert, zeigt sich laut Löschke deshalb nicht in der Theorie, sondern im praktischen Durchlauf. Unternehmen sollten prüfen, ob ihr Eskalationsplan tatsächlich funktioniert, ob die zuständigen Personen erreichbar sind und ob die benötigten Daten in ausreichender Qualität vorliegen.
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